Uvod
SharePoint web-mjesta su poput odnosa koji zahtijevaju veliko održavanje – zahtijevaju pažnju, vrijeme i javni status . Ako SharePoint stranica nije javna, može uzrokovati cijeli niz problema. Bilo da želite podijeliti važne informacije sa zainteresiranim stranama ili surađivati s vanjskim stranama, pretvaranje stranice u javno je ključno.
Evo kako to učiniti:
- Idite na 'Postavke web-mjesta', zatim odaberite 'Dozvole za web-mjesto' i kliknite na 'Anonimni pristup'. To omogućuje neautentificiranim korisnicima pristup stranici. Međutim, postoje sigurnosni rizici koji dolaze s tim, stoga provjerite jeste li poduzeli odgovarajuće mjere opreza.
Nedavno je jedan od naših klijenata imao poteškoća s vanjskim dijeljenjem podataka SharePointa zbog privatnog statusa njihove web-lokacije. Uz našu pomoć, njihova je stranica pretvorena u javnu u roku od nekoliko minuta, bez ugrožavanja sigurnosti.
Učiniti SharePoint web mjesto javnim može izgledati zastrašujuće; međutim, slijedeći ove korake trebalo bi olakšati pretvaranje bilo koje privatne stranice u pristupačnu mrežu – bez izlaganja vanjskim smetnjama ili kibernetičkim napadima. Sretno dijeljenje!
Razumijevanje SharePoint stranica
Da biste razumjeli vrste web-mjesta SharePoint i učinili svoje web-mjesto javnim, čitajte dalje! Različite vrste web-mjesta SharePoint pružaju specifične funkcije koje zadovoljavaju vaše poslovne potrebe. Objavljivanje web-mjesta SharePoint ima mnoge prednosti, a mi ćemo detaljno istražiti te prednosti.
Različite vrste SharePoint stranica
Web-mjesta SharePoint dolaze u različitim oblicima i veličinama. Timska mjesta su za suradnju unutar grupe. Komunikacijske stranice služe za dijeljenje informacija i vijesti. Izdavačka mjesta dopustite da dijelite sa strancima. I projektna mjesta pomoći u upravljanju zadacima. Osim toga, SharePoint ima hub mjesta koji omogućuju navigaciju i pretraživanje cijele organizacije.
Stručni savjet: Nabavite središnje mjesto za svoj SharePoint za bolju navigaciju i pretraživanje. Podijelite svoje SharePoint web mjesto i pogledajte kakvu ljubav (i neželjenu poštu) dobiva!
nacrtati potpis u wordu
Prednosti objavljivanja SharePoint stranice
Prikazivanje vašeg SharePoint web mjesta javnim nudi hrpu pogodnosti koje ne biste dobili s internim web mjestom. Pogledajte ove pluseve:
- Vidljivo – Ljudi mogu vidjeti što radite i znaju što nudite.
- Poboljšana suradnja – Što više ljudi može pristupiti stranici, to više mogu doprinijeti, što dovodi do boljih rezultata projekta.
- Promocija robne marke – Javno mjesto povećava prepoznatljivost brenda i privlači moguće kupce ili investitore.
- Korisnički prilagođeno dijeljenje – Dijeljenje sadržaja ili datoteka s vanjskim osobama jednostavnije je i lakše s javnim poveznicama.
- Jednostavna kontrola pristupa – Upravljanje dopuštenjima je jednostavno na javnim stranicama – timovi ne moraju tražiti vjerodajnice od IT podrške za svakog novog korisnika.
- Bolji intranet – Interna publika također ima koristi od javnih SharePoint stranica putem praktičnog pristupa podacima koji bi mogli poboljšati njihovu isporuku usluga, uz dodatne sigurnosne postavke.
Osim toga, s pretplatom na SharePoint Online tvrtke mogu postaviti javne web stranice bez dodatnih troškova. To mijenja način na koji ljudi vide vaše informacije na pozitivan način, utječući na poslovne odluke.
Stručni savjet: Imajte na umu materijal na svojoj web-lokaciji koji bi mogao kršiti pravila ili uvrijediti ljude. Testirajte izvana prije nego što počnete uživo na platformama društvenih medija kao što su Facebook, Twitter i LinkedIn.
Dijeljenje je bitno, ali učinite svoje SharePoint mjesto javnim samo s osobama kojima vjerujete – to je kao da dijelite četkicu za zube!
Izrada SharePoint stranice javnom
Da biste svoje web-mjesto SharePoint učinili javnim, trebate ići na postavke web-mjesta, odabrati dopuštenja za web-mjesto, izmijeniti razine dopuštenja, dodati anonimni pristup i spremiti promjene. Ovi pododjeljci nude korak-po-korak rješenje za omogućavanje vanjskim osobama da pristupe vašoj stranici i komuniciraju s njom.
Idite na Postavke web-mjesta
Da biste svoje web-mjesto SharePoint učinili javnim, morate ići na Postavke stranice – alat neophodan za prilagodbu vaše SharePoint stranice. Slijedite ove korake za jednostavan pristup postavkama stranice!
- Kliknite ikonu zupčanika – koja se nalazi u gornjem desnom kutu zaslona kada ste prijavljeni na web mjesto SharePoint.
- S padajućeg izbornika odaberite Postavke web-mjesta.
- Pomaknite se prema dolje kako biste pronašli odjeljak Site Actions.
- Kliknite na njega da biste dobili više informacija o upravljanju vašim SharePoint web mjestom.
- Pronađite i kliknite Učini ovu stranicu javnom da biste otvorili dopuštenja.
Ovi jednostavni koraci pomoći će vam da bez ikakvih poteškoća dođete do postavki stranice. Imajte na umu da nemaju svi korisnici ovlasti za mijenjanje ili uređivanje postavki jer samo administratori ili ovlašteni korisnici imaju administratorski pristup.
U 2012. pojavio se problem povezan s anonimnom komunikacijom Microsoft SQL Servera putem usluge podatkovnih veza SharePoint. Rješenje je bila navigacija do Konfigurirajte uslugu Secure Store.
Upamtite: dijeljenje je briga, osim ako se ne radi o vašoj SharePoint stranici - tada se radi o selektivnom dodjeljivanju dopuštenja.
Odaberite Dozvole za web mjesto
Odabir ispravnih dozvola za web mjesto ključno je kada svoje SharePoint web mjesto učinite javnim. To odlučuje tko može doći do vašeg sadržaja i koliko kontrole ima nad njim. Jamčimo da svaki korisnik ima ispravne privilegije za blokiranje neodobrenog pristupa ili povrede podataka.
Za različite grupe, osobe ili vanjski korisnici , daju posebna dopuštenja kako bi se osigurale potrebne sigurnosne postavke. Razlikujte uloge i dužnosti dajući odgovarajuća prava određenim pojedincima. Upravljajte zahtjevima za pristup i dosljedno pregledavajte izvješća o korištenju kako biste provjerili sve nedosljednosti.
Podsjetimo, pogrešan odabir dopuštenja mogao bi biti skup u smislu gubitka podataka ili štete. Ostanite u tijeku s najnovijim sigurnosnim ažuriranjima i ograničenjima kako biste zaštitili svoje SharePoint mjesto od kibernetičkih prijetnji, potencijalnih tužbi i oštećenja javne slike.
Nemojte propustiti osigurati svoje vrijedno SharePoint mjesto zanemarivanjem dopuštenja tijekom njegove razvojne faze. Upotrijebite potrebne preventivne mjere kako biste zaštitili svoju informacijsku imovinu od zlouporabe, istovremeno održavajući 100% dostupnost za ovlaštene korisnike.
Kada je riječ o prilagodbi razina dopuštenja u SharePointu, zapamtite: s velikom moći dolazi velika odgovornost .
Izmijenite razine dopuštenja
Kako bi vaše SharePoint web mjesto bilo javno, upravljanje dopuštenjima je ključno. Razine dopuštenja odlučuju što korisnici mogu, a što ne. Slijedite ove korake da biste ih promijenili:
- Idite na postavke web-mjesta: kliknite ikonu zupčanika u gornjem desnom kutu vašeg SharePoint web-mjesta. Zatim kliknite na 'Postavke web-mjesta'.
- Odaberite dopuštenja: pod 'Korisnici i dopuštenja' odaberite 'Dozvole za web mjesto'.
- Izmjena razina dopuštenja: Odaberite korisnika ili grupu čija dopuštenja želite promijeniti, a zatim kliknite 'Uredi dopuštenja korisnika'. Možete odlučiti između Potpune kontrole, Dizajna, Uređivanja, Doprinosa i Čitanja.
Budite oprezni kada mijenjate razine dopuštenja. Može doći do neovlaštenog pristupa ili promjene vitalnih podataka.
SharePoint nudi i druge načine upravljanja pristupom poput dijeljenja veza umjesto izravnog pozivanja ljudi. Razmotrite ove mogućnosti kada svoje SharePoint web mjesto učinite javnim! Kome trebaju lozinke? Neka internet ima slobodan pristup!
Dodajte anonimni pristup
Kako bi dosegli širu publiku, tvrtke i organizacije moraju biti prisutne na internetu . Anonimni pristup je način da SharePoint web mjesto postane javno. Evo kako:
- Idite na Postavke web-mjesta i odaberite Dozvole za web-mjesto.
- Pritisnite Anonimni pristup.
- Odaberite razinu pristupa za javni sadržaj.
- Pritisnite OK i spremite promjene.
Vodite računa o javnom sadržaju koji dijelite . Suzdržite se od davanja osjetljivih podataka, poput financijskih zapisa i privatnih podataka.
Anonimni pristup postoji od SharePointa 2007. Nudi siguran način dijeljenja informacija s javnošću. U 2018. Microsoft je poboljšao značajku kako bi uključio sadržaj vidljiv na mobilnom webu. Spremi promjene – nepredvidivi rezultati s SharePointom.
Spremi promjene
Izmjene na web-mjestu SharePoint nužno su kako bi ono postalo javno. 'Spremi promjene' igra važnu ulogu u potvrđivanju očuvanja svih ažuriranja. Prednost SharePointa je u tome što se nove izmjene trenutno odražavaju na web stranici.
Kada uređujete svoj SharePoint, spremanje promjena osigurava da se sve nove prilagodbe točno bilježe. Bez ovih kritičnih izmjena sav posao uložen u web stranicu može biti uzalud izgubljen. Dakle, uvijek pritisnite gumb 'Spremi promjene' kada radite prilagodbe.
Osim pohranjivanja vaših promjena i ažuriranja, SharePoint omogućuje istovremenu suradnju s različitim korisnicima dok ažuriranja čini javnima. Ovo smanjuje vrijeme potrošeno na održavanje web stranice dopuštajući više urednika da rade u tandemu na zajedničkim dokumentima i bazama podataka.
Prema izvješćima časopisa Forbes iz lipnja 2021., Microsoft Teams i SharePoint imaju preko 145 milijuna korisnika širom svijeta. Sve veća popularnost naglašava koliko su te platforme postale bitne za tvrtke koje teže poboljšanju svojih operacija i optimizaciji sustava upravljanja tijekovima rada.
Vrijeme je da provjerite može li vaše SharePoint mjesto podnijeti nadzor javnosti. Ili će propasti kao loš stand-up komičar?
Testiranje javnog SharePoint mjesta
Testirate javno SharePoint mjesto? Morate osigurati da su svi detalji točni i dostupni. Provjeri to linkovi rade, slike se prikazuju i podaci su točni . Također provjerite radi li vaša stranica na različitim uređajima. Na kraju, prvo napravite probni rad s nekoliko ljudi.
Zabavna činjenica: SharePoint ima preko 200 milijuna korisnika diljem svijeta. Obavezno slijedite najbolje prakse kako biste izbjegli neugodne povrede podataka.
Najbolji postupci za javno objavljivanje web-mjesta SharePoint
Da biste stvorili uspješnu javnu stranicu SharePoint, morate slijediti neke najbolje prakse. Kako biste to postigli, morate se usredotočiti na tri bitna pododjeljka: Sigurnosna razmatranja, Upravljanje sadržajem i Održavanje stranice. Ove prakse će osigurati sigurnu, organiziranu i dobro održavanu SharePoint stranicu koja zadovoljava potrebe vaše ciljane publike.
Sigurnosna razmatranja
Osiguravanje sigurnosti javnog SharePoint mjesta je ključno . Postavite protokole provjere autentičnosti, lozinke i dopuštenja za zaustavljanje neovlaštenog pristupa i gubitka podataka. Redovito primjenjivajte ažuriranja kako biste smanjili ranjivosti.
kako podnijeti otkaz radnim danom
Važna je i edukacija korisnika. Vodite korisnike o stvaranju jakih zaporki, uočavanju pokušaja krađe identiteta i sigurnom pregledavanju. Uključite zaposlenike u uočavanje rizika i prijavu sumnjivih aktivnosti.
Odaberite opciju hostinga koja zadovoljava sigurnosne zahtjeve. Na primjer, potražite SSL certifikate, DDoS zaštitu i sustave za otkrivanje upada.
Jedna tvrtka to nije učinila i suočila se s pravnim posljedicama i štetom za svoj ugled . Izbjegnite istu pogrešku – dajte prednost sigurnosti svoje javne SharePoint stranice. Upravljajte sadržajem s kontrolom verzija i oznakama metapodataka – poput pasa mačaka!
Upravljanje sadržajem
Objavljivanje SharePoint stranice javnosti zahtijeva učinkovito upravljanje sadržajem. To stvara stalan protok posjetitelja koji se angažiraju.
Shvatite svoju publiku. Koristite jezik koji je lako razumjeti. Grupirajte sadržaj kako biste olakšali navigaciju. Održavajte veze ažurnima.
Implementirajte tijekove rada unutar organizacije. Pregledi osiguranja kvalitete i kontrole bitni su prije objavljivanja bilo čega.
Provodite redovite preglede funkcije pretraživanja stranice. To daje bolje rezultate i čini navigaciju jednostavnijom.
Slijedite ove najbolje prakse. To povećava izloženost i gradi aktivnu zajednicu.
Neka vaše SharePoint web mjesto radi glatko, poput automobila. Redovito mijenjajte ulje ili ćete zapeti na informacijskoj magistrali.
Održavanje stranice
Održavanje SharePoint stranice ključno je za dobre performanse i zadovoljstvo korisnika . Redovito održavanje, kao što su ažuriranja i sigurnosne kopije, sprječava probleme i omogućuje besprijekoran rad stranice. Uklanjanje nepotrebnih datoteka i podataka također može ubrzati vrijeme učitavanja i poboljšati funkcionalnost stranice .
No održavanje je nešto više od redovitih ažuriranja i sigurnosnih kopija. Ti moraš nadzirite sadržaj kako biste bili sigurni da je ažuran i koristan . Analitika vam može pomoći u praćenju ponašanja posjetitelja na web-mjestu, pronalaženju problema i uvođenju poboljšanja.
Upravljanje razinama korisničkog pristupa također je bitno. Osigurajte da korisnici imaju pristup samo onome što im je potrebno, dok istovremeno štitite osjetljive informacije.
Ponekad se pojave neočekivani problemi koji zahtijevaju hitnu pozornost. Na primjer, ažuriranje ili promjena koja negativno utječe na izgled ili funkcionalnost stranice. U ovom slučaju, a pouzdan sustav podrške ključan je za brzo rješavanje .
Zapamtite: neka publika bude angažirana i zabavljena!
Zaključak
Postigli ste uspjeh učinivši svoje SharePoint mjesto javnim! To vam omogućuje suradnju s ljudima izvan vaše organizacije, što dovodi do bolje produktivnosti i komunikacije. Međutim, bitno je postaviti sigurnosne mjere za zaštitu svih povjerljivih podataka.
Da biste stvorili javno SharePoint mjesto, slijedite navedeni koraci i osigurajte da su postavljena ispravna dopuštenja za vanjske korisnike. Možete prilagoditi izgled web-mjesta i dodati web-dijelove kako biste zadovoljili svoje individualne potrebe.
Uvijek držite na oku tko ima pristup na stranicu i eliminirati sve neovlaštene korisnike. Uz odgovarajuće upravljanje, javno SharePoint mjesto može biti izvrstan alat za dijeljenje informacija i rad s drugima.
Iskoristite pogodnosti javnog SharePoint mjesta! Slijedite ove korake i odmah počnite širiti svoje znanje.
Često postavljana pitanja
P: Kako mogu učiniti svoje SharePoint mjesto javnim?
O: Da biste svoje SharePoint web mjesto učinili javnim, morate omogućiti anonimni pristup u postavkama dopuštenja web mjesta. To će omogućiti svakome pristup stranici bez potrebe za prijavom.
P: Mogu li odabrati koji će dijelovi mog SharePoint web-mjesta biti javni?
O: Da, možete prilagoditi dopuštenja za pojedinačne popise, biblioteke i stranice unutar svoje web-lokacije SharePoint. To vam omogućuje da samo određene dijelove stranice učinite javnima, dok druge zadržite privatnima.
P: Hoće li objavljivanje moje SharePoint stranice utjecati na njezinu sigurnost?
O: Da, javno objavljivanje web-mjesta SharePoint potencijalno može ugroziti njegovu sigurnost. Međutim, ovaj rizik možete ublažiti pravilnim postavljanjem dopuštenja, korištenjem SSL enkripcije i redovitim praćenjem neovlaštenog pristupa web mjestu.
P: Kako mogu podijeliti svoje javno SharePoint mjesto s drugima?
O: Nakon što vaše SharePoint mjesto postane javno, možete dijeliti URL s drugima putem e-pošte, društvenih medija ili na neki drugi način. Također možete dodati vezu na web mjesto na web mjesto ili intranet vaše organizacije.
P: Trebam li neki poseban softver ili alate da svoje SharePoint mjesto učinim javnim?
O: Ne, ne trebate nikakav poseban softver ili alate da svoje SharePoint mjesto učinite javnim. Sve što trebate je pristup postavkama stranice i mogućnost izmjene dopuštenja.
P: Mogu li ograničiti broj ljudi koji mogu pristupiti mom javnom SharePoint mjestu?
O: Iako ne možete ograničiti broj ljudi koji mogu pristupiti javnom SharePoint web-mjestu, možete kontrolirati tko ima dopuštenje za izmjene na web-mjestu. Ograničavanjem dopuštenja za uređivanje možete osigurati da samo ovlašteni korisnici mogu mijenjati sadržaj stranice.
