Poduzeće može funkcionirati u punom potencijalu samo uz pravilno upravljanje procesima. Ali koja je stvarna definicija upravljanja procesima?
Kako su se mnoga poduzeća tijekom pandemije 2020. prebacila na rad na daljinu, velik dio upravljanja procesima također je postao digitalan. Dok su se zaposlenici na kraju vratili u svoje urede, upravljanje procesima našlo je novi dom u oblaku.
S ovom iznenadnom promjenom i zanimanjem za usavršavanje upravljanja procesima, vrijedi duboko zaroniti u to što je upravljanje procesima zapravo. I kao tvrtka koja je, iskreno govoreći, imala koristi od te promjene, imamo puno toga za reći o tom pitanju.
U ovom ćemo članku definirati upravljanje procesima, govoriti o njegovim prednostima i izazovima te vam dati savjete kako ga implementirati u svoje poslovanje.
Na kraju ćemo čak dodati i besplatni predložak koji će vam pomoći da počnete.
Definicija upravljanja procesima
U redu, što je točno upravljanje procesima?
Upravljanje procesima – ili upravljanje poslovnim procesima (BPM) – tehnika je koju organizacije koriste za analizu, optimizaciju, nadzor i kontrolu različitih poslovnih procesa.
spriječiti timove da se pokažu
Uz BPM, tvrtke mogu:
- Automatizirajte procese koji se ponavljaju kako bi uvijek tekli glatko
- Analizirajte prošle procese da vidite što je bilo dobro, a što nije
- Pratite metrike u različitim procesima
- Provedite analizu rizika kako biste ublažili buduće rizike
- Izmjerite učinkovitost koristeći prethodne podatke
Zašto se zamarati upravljanjem procesima?
BPM je nešto što svaka organizacija treba jer vam pomaže da bolje razumijete svoje poslovanje.
Korištenjem BPM-a možete analizirati sve svoje poslovne procese kako biste pronašli neučinkovitosti i došli do rješenja za njihovo popravljanje i optimiziranje. Omogućuje lakše odvijanje svakodnevnih operacija i poboljšava upravljanje resursima.
Ali to su samo male prednosti.
Ostale prednosti ovoga su goleme. Ne samo da štedi vrijeme i novac vašoj organizaciji, već također omogućuje vašem poslovanju da puno brže odgovori na zahtjeve kupaca i tržišta.
Prednosti jasnog definiranja upravljanja procesima
Razumijevanje definicije BPM-a znači da ga možete bolje razlikovati od upravljanja programima i projektima. Poznavanje razlike između tri vrste procesa znači da ćete ih sve moći učinkovito koristiti.
kako otključati sharepoint datoteku
Kod BPM-a važno je upamtiti da je on za ponavljajuće procese unutar vaše organizacije. To su općenito procesi koji su u tijeku unutar poduzeća i nemaju određeni kraj, poput uključivanja zaposlenika. To je njegov najveći faktor razlikovanja.
Upravljanje projektima je isporuka određenog proizvoda ili usluge. Postoji jasan početak i kraj toga. Projekti su općenito jednokratne stvari koje se ne ponavljaju, a tim može raditi samo na jednom odjednom.
Upravljanje programom je negdje između druga dva. Bavi se upravljanjem međuovisnostima između različitih projekata. Poput BPM-a, upravljanje programom općenito je u tijeku, ali za razliku od BPM-a, ne bavi se procesima koji se odnose na poslovanje u cjelini.
Prednosti korištenja upravljanja procesima
Upravljanje procesima kritičan je aspekt svake poslovne operacije s ciljem poboljšanja učinkovitosti, smanjenja troškova i poboljšanja ukupne učinkovitosti. Evo nekih ključnih prednosti korištenja upravljanja procesima:
Povećana učinkovitost
Implementacija upravljanja procesima omogućuje organizacijama da pojednostave svoje operacije, eliminiraju suvišne zadatke i poboljšaju produktivnost. Uz jasno definirane procese, zaposlenici mogu raditi učinkovitije, što dovodi do uštede vremena i troškova.
Stalno poboljšanje
Korištenjem upravljanja procesima, tvrtke mogu kontinuirano pratiti i procjenjivati svoje procese kako bi identificirale područja poboljšanja. To im omogućuje da izvrše potrebne prilagodbe, optimiziraju tijekove rada i poboljšaju performanse na trajnoj osnovi.
Poboljšana korisnička služba
Uz poboljšanu učinkovitost i pojednostavljene procese, organizacije mogu pružiti bolju korisničku uslugu. Procesi kao što su ispunjavanje narudžbi, rješavanje pritužbi i uključivanje korisnika mogu se standardizirati i dosljedno izvršavati, što rezultira poboljšanim vremenom odgovora i zadovoljstvom kupaca.
Ušteda troškova
Upravljanje procesima pomaže identificirati uska grla, redundancije i neučinkovitosti, omogućujući tvrtkama da optimiziraju raspodjelu resursa i smanje troškove. Uklanjanjem nepotrebnih koraka i automatiziranjem ručnih procesa, organizacije mogu postići značajne uštede troškova.
Poboljšano donošenje odluka
Upravljanje procesima pruža tvrtkama podatke u stvarnom vremenu i uvid u njihovo poslovanje. To im omogućuje donošenje informiranih odluka na temelju točnih informacija, što dovodi do boljih poslovnih rezultata i postizanja strateških ciljeva.
Vrste upravljanja procesima
Upravljanje procesima može mnogo pomoći da postignete svoje poslovne ciljeve, ali morate biti upoznati s različitim vrstama kako biste znali koji je najbolji za vas.
Poslovno upravljanje procesima
Ova vrsta upravljanja procesima usmjerena je na poboljšanje poslovnih procesa i tijekova rada u različitim odjelima ili funkcijama unutar organizacije. Cilj mu je optimizirati procese, poboljšati učinkovitost i uskladiti ih sa strateškim ciljevima. Softver za upravljanje poslovnim procesima odličan je način da vam pomogne postaviti sustav upravljanja procesima.
Upravljanje projektima
Upravljanje projektom uključuje planiranje, izvođenje i praćenje određenog projekta kako bi se postigli specifični ciljevi unutar definiranog vremenskog okvira. Osigurava da su projekti isporučeni na vrijeme, unutar proračuna i da zadovoljavaju željene standarde kvalitete.
Upravljanje radnim procesom
Upravljanje tijekovima rada usmjereno je na koordinaciju i optimizaciju zadataka, aktivnosti i odobrenja unutar definiranog procesa. Osigurava učinkovito usmjeravanje posla, poštivanje rokova i izvršenje svih potrebnih koraka.
Upravljanje programom
Upravljanje programom uključuje upravljanje višestrukim povezanim projektima kao koordinirani napor za postizanje organizacijskih ciljeva. Uključuje nadzor nad planiranjem, izvođenjem i praćenje višestrukih projekata te osiguravanje njihove usklađenosti sa strateškim ciljevima.
Robotska automatizacija procesa (RPA)
RPA uključuje korištenje softverskih robota ili botova za automatizaciju zadataka koji se ponavljaju i temeljenih na pravilima. Cilj mu je poboljšati učinkovitost, točnost i brzinu smanjenjem ručne intervencije i minimiziranjem pogrešaka.
Kako educirati svoj tim o definiciji upravljanja procesima
Članovi tima podložniji su promjenama nego što im mnogi menadžeri pripisuju. Međutim, prečesto se BPM susreće s određenim i zaboravljenim stavom. Vrlo je malo promjena.
Kada je u pitanju edukacija vašeg tima o definiciji upravljanja procesima, vaš pristup je važniji od načina na koji ćete definiciju sročiti. Zapitajte se ovo:
- Zašto želim da moj tim zna definiciju upravljanja procesima?
- Kako će tim imati koristi od poznavanja definicije?
- Koja su moja očekivanja od tima nakon što razgovaramo o BPM-u?
- Želim li ideje svog tima ili samo želim da znaju što je BPM općenito?
Ako samo želite da vaš tim zna što je BPM, onda vaš pristup vjerojatno nije pravi.
Članovi vašeg tima su oni koji svakodnevno rade s utvrđenim procesima i vjerojatno već znaju što bi se moglo poboljšati. Kada svom timu predstavite upravljanje procesima, to bi trebao biti način da otvorite tu liniju komunikacije sa svojim timom.
Trebalo bi im biti ugodno doći k vama sa svojim idejama za poboljšanje procesa od ove točke nadalje. Njihove ideje uvijek treba saslušati.
Definirani modeli upravljanja poslovnim procesima
Modeliranje upravljanja poslovnim procesima je čin predstavljanja procesa organizacije kako bi se oni mogli analizirati, poboljšati i potencijalno automatizirati.
Cjelokupna ideja BPM modela je imati fizički prikaz procesa postavljen na način koji ima smisla svakome tko ga gleda, bilo da se radi o inženjerima ili dionicima. Zamislite to kao mapu uma.
Primjeri modela upravljanja procesima
Kako ćete krenuti s modeliranjem svojih poslovnih procesa ovisi o vama, ali postoji nekoliko dobro uspostavljenih modela koji će vam pomoći da započnete.
Spectrum TV služba za korisnike
Dijagrami toka
Vjerojatno najpoznatiji modeli, dijagrami toka su jednostavni i laki za izradu. Samo korištenjem različitih oblika povezanih strelicama možete lako pokazati kako određeni dijelovi procesa pretaču u druge.
Oni općenito najbolje funkcioniraju za jednostavne procese ili pojednostavljenje kompliciranijih.
Notacija modeliranja poslovnih procesa
Pojam modeliranja poslovnih procesa (BPMN) prikazuje poslovne procese pomoću grafičke notacije. Stvoren od strane Object Management Group (OMG), cilj BPMN-a je učiniti čak i najsloženije poslovne procese razumljivima svima u timu, od programera softvera do poslovnih analitičara.
Zapravo možete besplatno naučiti kako stvoriti BPMN OMG web stranica ako je ovo model s kojim želite ići.
gantogrami
Ganttove karte izradio je američki inženjer strojarstva Henry Gantt i postoje već više od 100 godina. Ovi se grafikoni najbolje koriste za procese koji su vremenski osjetljivi jer koriste trake za praćenje rokova određenih zadataka ili projekata.
Gantogrami su sekvencijalni i vrlo ih je lako razumjeti. Postoji dobar razlog zašto se i danas često koriste.
Dijagrami protoka podataka
Dijagrami toka podataka (DFD) omogućuju vizualizaciju tokova podataka. DFD-ovi rade poput dijagrama toka, ali općenito imaju mnogo veći ključ koji pomaže da različiti oblici i boje budu jasni i organizirani.
Oni vam pomažu da vidite kako podaci teku unutar procesa i između procesa. Općenito su bolji za vaš tim, a ne za dionike jer mogu postati malo zamršeni ovisno o tome koliko podataka je predstavljeno.
označite okvire na riječi
Implementacija sustava upravljanja procesima
Implementacija sustava upravljanja procesima, čak i za pojedinačne procese, ne mora biti komplicirana. Samo slijedite ove korake:
Jasno definirajte ciljeve i ciljeve
To će pružiti temelj za identificiranje kritičnih procesa kojima je potrebno upravljati i poboljšati ih. Osiguravanjem usklađenosti između sustava upravljanja procesima i cjelokupne poslovne strategije, organizacije mogu odrediti prioritet svojih napora i donositi bolje odluke u vezi s optimizacijom procesa.
Mapirajte postojeće procese
To uključuje dokumentiranje koraka, ulaza, izlaza i dionika uključenih u svaki proces. Vježba mapiranja procesa pruža vizualni prikaz slijeda aktivnosti i pomaže identificirati potencijalna uska grla, neučinkovitosti i redundancije u procesima.
Identificirajte mogućnosti poboljšanja
To se postiže procjenom učinkovitosti, djelotvornosti i izvedbe svakog procesa. Ključni pokazatelji učinka (KPI) mogu se definirati za mjerenje uspjeha procesa i praćenje napretka prema ciljevima poboljšanja.
Optimizirajte procese
Poboljšanje procesa može se postići različitim pristupima, kao što su:
- Uklanjanje nepotrebnih koraka
- Automatiziranje ručnih zadataka
- Redefiniranje uloga i odgovornosti
- Implementacija najboljih praksi iz industrijskih standarda
Kontinuiranim praćenjem i analizom procesa, organizacije mogu identificirati područja optimizacije i implementirati promjene za povećanje učinkovitosti.
Izazovi s implementacijom novog sustava upravljanja procesima
Implementacija novog sustava upravljanja procesima može imati dosta izazova. Evo nekih od uobičajenih prepreka na koje organizacije mogu naići tijekom ovog procesa:
Otpor promjenama
Implementacija novog sustava upravljanja procesima često zahtijeva promjenu načina razmišljanja i promjene u uspostavljenim tokovima rada. Otpor promjenama može doći od zaposlenika koji su navikli na postojeće procese i možda oklijevaju usvojiti nove načine rada.
Nedostatak buy-ina
Uspješna implementacija sustava upravljanja procesima oslanja se na podršku i prihvaćanje ključnih dionika. Ako donositelji odluka i vođe ne razumiju u potpunosti prednosti ili ne vide vrijednost u sustavu, može biti izazovno dobiti potrebnu podršku i resurse.
kako deinstalirati itunes iz microsoft trgovine
Ograničeni resursi
Implementacija novog sustava zahtijeva ulaganje u tehnologiju, obuku i resurse. Ograničeni proračuni ili ograničenja resursa mogu predstavljati izazove u smislu nabave potrebnih alata i dodjele pravih ljudi koji će voditi proces implementacije.
Upravljanje podatcima
Implementacija sustava upravljanja procesima često uključuje prikupljanje i analizu velike količine podataka. Učinkovito upravljanje i organiziranje ovih podataka može biti izazov, osobito ako organizacije nemaju uspostavljene učinkovite procese upravljanja podacima.
Integracija s postojećim sustavima
Organizacije možda već imaju uspostavljene sustave i alate, a integracija novog sustava upravljanja procesima s ovim postojećim sustavima može biti složen zadatak. Osiguravanje besprijekorne integracije i glatkog protoka podataka između različitih sustava može predstavljati izazov.
Predlošci upravljanja procesima
Pogledajte naš post na blogu o bitnim procesima za HR timove. Ponekad je bolje prvo implementirati BPM u HR timove, a ovaj post sadrži 60 besplatnih predložaka koje vaš tim može isprobati.
Ako vam je teško odlučiti koji biste prvi isprobali, preporučujem ovaj:
Prikaži tijek rada Novi predložak procesa uključivanja u zapošljavanje Kliknite ovdje da dodate ovaj tijek rada u svoj besplatan Process Street račun .Kako optimizirati svoj sustav upravljanja procesima
Optimiziranje vašeg sustava upravljanja procesima odnosi se na uspostavljanje sustava stalnog poboljšanja.
Neprekidno poboljšavanje znači nikada se ne smiriti. Ne postoji Ovo radi sjajno, ostavimo to kako jest, nego stav, Ovo radi sjajno, ali postoji li način da bude još bolje?
Imamo cijeli blog pun savjeta o tome kako ga koristiti kontinuirano poboljšanje radi optimizacije procesa ako želite naučiti više.
