Oliver Peterson 6. srpnja 2022. Poslovni poslovi Stalno poboljšavanje bez prikupljanja podataka je kao vožnja cross country bez znakova ili karte.
Prikupljanje podataka ključno je za postizanje poboljšanja jer bez toga nema stvarnog dokaza o postojanju problema.
Zašto radite poboljšanja? Je li to doista problem ili ste samo iskrivljeni zbog frustracije u ovom trenutku?
Da, vaša frustracija može vam dati naznake o tome koji je korijen problema, ali oslanjanje samo na vaše osjećaje neće vam dugoročno dati točne rezultate.
Tu prikupljanje podataka može pomoći. Naša se značajka Analytics može koristiti za stvaranje objektivne, nepristrane slike trenutnog stanja bilo kojeg procesa i pomoći u isticanju potencijalnih područja koja bi se mogla poboljšati.
Dakle, počnimo proći kroz naših 5 koraka kontinuiranog poboljšanja za optimizaciju procesa:
- Korak 1: Identificirajte proces koji treba poboljšati
- Korak 2: Procijenite učinkovitost i odredite poboljšanja
- Korak 3: Implementirajte poboljšanja procesa
- Korak 4: Testirajte i pratite ažurirani proces
- Korak 5: Optimizirajte proces automatizacijom
Korak 1: Identificirajte proces koji treba poboljšati
Nijedan proces nije savršen, ali postoje neki koji vam mogu stalno stvarati probleme. Odatle biste trebali početi.
Zabilježite proces koji najčešće troši vaše vrijeme i resurse vašeg tima.
Zatim ćete morati u potpunosti razumjeti taj proces tako što ćete odgovoriti na sljedeća pitanja:
- Koji je cilj procesa?
- Kada počinje i završava?
- Koje su pojedinačne aktivnosti unutar procesa?
- Koji su odjeli/zaposlenici uključeni?
- Koje se informacije prenose između koraka?
Odgovori na ova pitanja trebali bi pomoći u isticanju svih elemenata koji čine proces i razjasniti kako najbolje pristupiti njegovoj optimizaciji, počevši od specifičnih ciljeva koje ovaj proces pokušava postići.
Zašto biste trebali dokumentirati svoje procese
Prije nego što nastavimo, važno je da se zapitate: Koliko je dobra moja procesna dokumentacija?
Možda znate koje procese je potrebno ažurirati, ali osim ako nemate jasnu dokumentaciju procesa, kontinuirano poboljšanje je u biti nemoguće.
kako pretraživati riječi na windowsima
Kontinuirano poboljšanje funkcionira samo ako možete pogledati kako je nešto prije funkcioniralo i usporediti to s promjenama koje ste napravili. Jasno napisana, dostupna procesna dokumentacija najbolji je način za omogućavanje kontinuiranog poboljšanja.
Korak 2: Procijenite učinkovitost i odredite poboljšanja
Sada kada ste postavili svoj proces, vrijeme je da procijenite njegovu učinkovitost i odredite koja bi poboljšanja bila najoptimalnija.
Započnite bilježenjem snaga i slabosti procesa. To će vam pomoći da shvatite što funkcionira, a što ne i gdje se mogu poboljšati.
Možda ćete otkriti da neki od zadataka uopće nisu potrebni za postizanje konačnog cilja. Ako naiđete na ovo, razmislite o konsolidaciji nekih od ovih zadataka ili čak da ih se potpuno riješite. Uvijek je bolje imati proces koji je koncizan i jasan nego proces koji može biti prekompliciran ili zbunjujući u onome što pokušava postići.
Korak 3: Implementirajte poboljšanja procesa
Ako imate svoj proces dobro dokumentiran, ili još bolje, koristite softver za upravljanje procesima, ovaj bi zadatak trebao biti jednostavan poput hodanja kroz proces korak po korak i unosa promjena u hodu.
Najbolja praksa za kontinuirano poboljšanje je ponavljanje novih verzija procesa kad god napravite promjene. To pomaže u sprječavanju kvarova i olakšava praćenje i usporedbu podataka između različitih verzija procesa, tako da možete točno odrediti jesu li promjene doista poboljšanja ili ne.
Još jedan savjet je da vodite jednostavan dnevnik svih promjena koje napravite tijekom svake iteracije, tako da je lakše dijeliti znanje i osigurati da svi razumiju koje su promjene napravljene, tko ih je napravio i kada.
Korak 4: Testirajte i pratite ažurirani proces
Testiranje je važno, prije svega kako bismo bili sigurni da niste ništa pokvarili. Prođite kroz proces, idealno u uvjetima što sličnijima stvarnom svijetu, i uvjerite se da sve radi prema očekivanjima.
Razmotrite konačni cilj procesa – postiže li se to još uvijek?
Nakon što utvrdite da su poboljšanja procesa funkcionalna, možete početi prikupljati podatke kako biste procijenili uspješnost svih promjena.
Korištenje Process Street Analytics
Mogućnost pregleda izvedbe vaših procesa, vašeg tima ili klijenata ključna je za razumijevanje jesu li promjene koje ste napravili zapravo učinkovitije ili ne.
Informacije poput napretka zadatka i aktivnih/dovršenih pokretanja tijeka rada mogu vam pomoći da locirate uska grla i steknete dojam o tome kako vaš tim reagira na promjene.
Kliknite ovdje kako biste saznali više o analitičkoj značajci Process Streeta.
Korak 5: Optimizirajte proces automatizacijom
U ovom trenutku ste zapravo gotovi. Identificirali ste i implementirali poboljšanja i trebali biste moći pratiti te promjene tijekom vremena kako biste procijenili uspjeh.
Ali ako želite ići dalje i izvući maksimum iz svog softvera za upravljanje tijekovima rada, vrijeme je da razmislite koji bi se zadaci (ako ih ima) mogli automatizirati.
Kao prvo – samo da vam ne smeta – ako koristite papir, gotovo ćete sigurno vidjeti povećanje učinkovitosti ako prijeđete na digitalno upravljanje procesima.
kako instalirati gramatiku u wordu
Za vas ostale, ako prenosite podatke između aplikacija (na primjer, ručno dodajete Dropbox datoteke na Google Drive), trebali biste vidjeti možete li eliminirati ručne zadatke s jednom od naših izvornih automatizacija.
Također vrijedi provjeriti Zapier, Power Automate i Make.com budući da je ondje dostupna gomila automatizacije.
Što mislite o naših 5 koraka kontinuiranog poboljšanja? Imate li neke savjete koje smo možda izostavili? Javite nam u komentarima ispod!
