Kad sam tek počeo raditi u korporativnom svijetu, primijetio sam da se često spominje izraz: BizOps .
Što je dovraga BizOps?? I zašto postoji cijeli odjel za to? Što oni rade??
Bila je to misterija koju sam na kraju morao pogledati kako ne bih svojim kolegama ispao neuk kao što sam bio.
Za one od vas koji prolaze kroz istu borbu, BizOps je skraćenica za poslovne operacije, a one su nevjerojatno važne za poslovanje.
Dopusti da te provedem kroz to.
Što su poslovne operacije?
Poslovne operacije imaju prilično širok opseg. U osnovi, to uključuje svaki dio poslovanja koji ga održava i ostvaruje profit.
Ti svakodnevni zadaci omogućuju da sve funkcionira glatko. Ne postoji jedinstveni pristup poslovanju jer je svaka tvrtka drugačija.
Izgledat će potpuno drugačije između a financijsko društvo i proizvodna tvrtka, na primjer. Čak će izgledati drugačije između trgovaca na malo ako su fizički ili online.
Ali ne brinite. Osnove poslovanja su univerzalne, pa razgovarajmo o njima.
Elementi poslovanja
Postoje četiri elementa koji čine poslovne operacije koje se ne mijenjaju od industrije do industrije. Oni su jednostavno prilagođeni na svoj jedinstven način .
Mjesto
Sve nove tvrtke moraju odabrati lokaciju na kojoj će poslovati. Bilo da se radi o udaljenom mjestu, visokoj zgradi u središtu grada ili ruralnom proizvodnom pogonu, važnost odluke ostaje ista.
A ta je odluka, vjerovali ili ne, dio poslovanja. Utječe na sve od:
tipka prečaca za dvostruki razmak
- Grupa dostupnih kupaca
- Fizička pohrana
- Izgled poduzeća
- Parking za zaposlene
To je u biti najosnovniji sastavni dio vašeg poslovanja.
Kako očekujete da će operacije teći glatko ako imate stotine zaposlenika koji svaki dan traže parking? Ili nema dovoljno prostora za pohranu dokumenata i proizvoda?
Jednostavno neće.
Tehnologija
Tehnologija je ogroman dio poslovnih operacija. I uključuje sve, od tvorničke opreme do softvera za praćenje inventara. Doslovno svaka tehnologija koju koristite za vođenje svoje tvrtke dio je poslovnih operacija.
Važno je razumjeti koja je tehnologija važna kako bismo pojednostavili rad i ostali u tijeku sa svim tehnološkim napretcima. Na taj način uvijek možete ostati konkurentni.
Zaposlenici
Vi ste ništa bez svojih zaposlenika. Kamen temeljac svakog poslovanja je utvrditi koji su vam zaposlenici potrebni, koliko i trebaju li biti na puno radno vrijeme, na pola radnog vremena ili na ugovor.
Ključ dobrog poslovanja je izgradnja dobro uravnoteženog skupa talenata. Morate pronaći ono što volite imati dovoljno zaposlenika kako bi operacije tekle glatko, a da ih ne pretjerano upošljavate ili opterećujete.
Nije lako, ali doista može promijeniti igru za tvrtke.
Procesi
Posljednje, ali ne manje važno, procesi . S obzirom da se tvrtka za koju radim zove Process Street, slobodno se može reći da mi je ova omiljena.
Vaši procesi su zadaci koji se ponavljaju i koji održavaju poslovanje na životu. To su stvari poput:
- Uključivanje zaposlenika
- Fakturiranje
- Istraživanje tržišta
- Zapošljavanje
- Podnošenje pritužbi kupaca
- Proizvodnja proizvoda
Dobili ste sliku. Ovi manji, svakodnevni procesi ključni su za vođenje uspješnog poslovanja, ali samo ako se dobro izvode.
Netko bi mogao tvrditi da je to najvažniji aspekt poslovnih operacija jer je ono što pokreće stvari. Ako ste se borili da poboljšate svoje poslovne operacije, mudro je započeti ispitivanjem svojih procesa kako biste pronašli neučinkovitosti.
Primjeri poslovanja
Elementi poslovanja su dobri i sve, ali kako to zapravo izgleda u praksi? Evo nekoliko primjera:
Ljudski resursi
HR je zadužen za sve operacije koje se odnose na životni ciklus zaposlenika, uključujući:
- Zapošljavanje
- Ukrcavanje
- Upravljanje učinkom
- Izvan broda
I sve između.
Ako tim za ljudske resurse ne može optimizirati ove operacije, to može imati velike posljedice za talente u tvrtki. Dobro uključivanje ima potencijal povećati zadržavanje zaposlenika za čak 82%. To je glavno!
Kako bi se optimizirale operacije ljudskih resursa, dnevni zadaci mogu uključivati stvari poput traženja načina za poboljšanje zadovoljstva zaposlenika i stvaranje novih procesa uključivanja. Iako različiti, oba su važna za poslovanje.
Marketing
Ne možete nešto prodati bez marketinga, zar ne? Svi procesi koji se ponavljaju i koje vaš marketinški tim ima kako bi se čuje o vašem proizvodu ili usluzi spadaju pod kišobran poslovnih operacija.
Ali ne govorim samo o blještavim kampanjama koje prave ili postovima prilagođenim SEO-u koje pišu. Također govorim o pozadinskim dijelovima marketinga. Zato što je dobro uspostavljen postupak za odobravanje marketinških materijala jednako važan kao i sami materijali. Operacije teku lakše kada postoje odobrenja, a time i odgovornost.
Marketinški stručnjaci također su odgovorni za prikupljanje dobro istraženih tržišnih informacija, što je svakodnevni zadatak koji može značajno utjecati na profit tvrtke. Dakle, ako nije dobro napravljeno, može koštati više nego što vrijedi.
Prodajni
Poslovne operacije u prodaji svodi se na osiguravanje da prodajni tim ima maksimalnu količinu vremena u danu da pokuša izvršiti prodaju.
Ako prodajni predstavnici moraju trošiti previše vremena na bilježenje informacija ili smišljanje prodajnih strategija, onda je to primjer lošeg poslovanja.
Ali osiguravanje glatkog odvijanja svih procesa koji se odvijaju iza kulisa prodajnih sastanaka i hladnih poziva znači da vaši predstavnici mogu provesti što je moguće više vremena s kupcem kako bi izgradili odnose i zaključali prodaju. To pak povećava dobit i primjer je dobrog poslovanja.
Da biste to postigli, razmislite o stvarima poput automatiziranih radnih procesa kako biste uštedjeli vrijeme svom prodajnom timu. To je povezano s korištenjem tehnologije za poboljšanje vašeg poslovanja.
Financije
Ovo pokriva sve što ima veze s financijama tvrtke, zajedno s donošenjem financijskih odluka.
Ovo je vjerojatno najosjetljiviji od svih jer bi jedna greška mogla zauvijek uništiti posao. Za ove poslovne operacije ne radi se o učinkovitom poslovanju, već o ispravnom poslovanju.
Kao takvi, njihovi dnevni zadaci uključuju stvari poput:
- Izrada investicijskih strategija
- Upravljanje transakcijama
- Obračun plaća
- Izrada financijskih izvješća
- Revizija
Poput marketinga, svi gore navedeni procesi trebali bi dolaziti s potprocesom koji odobrava svaki od njih kako bi se izbjegle pogreške. Bez toga, samo je pitanje vremena kada će netko napraviti pogrešku koja će tvrtku koštati puno vremena i novca.
Proizvod
Od naših pet primjera, ovaj je najširi jer pokriva sve, od izrade stvarnog proizvoda do proizvodnog tima.
Cilj operacija koje se odnose na proizvod je osigurati da proizvodni tim ima sve potrebne informacije (proračun, izvješćivanje itd.) kako bi došao do poboljšanja proizvoda na temelju povratnih informacija kupaca. Zauzvrat, proizvodni tim izlaže te promjene timu zaduženom za izradu proizvoda.
Kako bi se to postiglo, potrebno je uspostaviti ponavljajuće procese kako bi se osiguralo da proizvodni tim uvijek dobiva nove informacije od drugih timova kada se pojave. Bez toga proizvodni tim ne može ispravno obavljati svoj posao. A ako je to slučaj, proizvod se ne može poboljšati, što može naštetiti prodaji.
Najbolje prakse poslovanja
Ako do sada nije jasno, sve su poslovne operacije međusobno povezane. Ako jedan odjel podbaci u svom poslovanju, to može imati domino efekt na ostale odjele. Zato morate usvojiti najbolje prakse za poslovanje u svim segmentima kako bi vaša organizacija mogla funkcionirati kao dobro podmazan stroj.
Pojednostavite procese
Operacije su ništa bez procesa. Procesi su građevni blokovi koji čine dobre operacije. Ako pojednostavite svoje procese, automatski ćete pojednostaviti svoje operacije.
Postoji nekoliko stvari koje možete učiniti da se to dogodi.
- Potražite neučinkovitosti u trenutnim procesima
- Analizirajte ishode
- Automatizirajte zadatke koji se ponavljaju
- Dobijte povratne informacije od zaposlenika
- Napravite prilagodbe
Automatizacija ponavljajućih zadataka je velika stvar jer štedi vaš tim od obavljanja sitnog posla koji oduzima puno vremena. Vrijeme koje bi mogli potrošiti na vrijednije zadatke.
Korištenje softvera za poslovne procese izvrstan je način za automatizaciju tih zadataka i smanjenje ukupne neučinkovitosti u procesima. Iako većina košta, to je vrijedno ulaganje jer vam u konačnici štedi više novca nego što trošite poboljšavajući svoje cjelokupno poslovanje.
Mjerite učinak
Osmislite realne i mjerljive ciljeve za svoje poslovanje. Na taj način možete lakše analizirati izvedbu. Također će vam omogućiti da odredite određena područja koja trebaju poboljšanja. Koji odjeli usporavaju rad i zašto?
Ovi ciljevi trebaju biti specifični. Ako je vaš cilj ostvariti veću dobit u sljedećem tromjesečju, nećete moći puno izmjeriti iz toga. Ali ako je vaš cilj povećati profit za 10%, tada taj broj možete podijeliti sa svojim zaposlenicima i oni će znati na čemu trebaju raditi.
Ako ne ispunite taj cilj, možete otići u svaki odjel i razgovarati s njima o njihovim operacijama kako biste otkrili problem.
Gledajte trendove
Jedna od najgorih stvari koje možete učiniti je stagnirati u svom poslovanju. Cijeli stav ako-nije-slomljeno-nemoj-popravljati. Možda se to odnosi na određene situacije, ali ne i na poslovanje.
Trendovi mogu uključivati promjene na tržištu i industriji, novu tehnologiju, nove zakone i promjene u gospodarstvu. Kako biste ostali konkurentni, morate im biti na vrhu i biti otvoreni za promjene.
Mi to nazivamo politikom stalnog poboljšanja. Nikad se nemojte smiriti i misliti da je ono što radite dovoljno dobro. Uvijek postoje poboljšanja koja se mogu napraviti. Gledajte nove trendove i slušajte povratne informacije svojih kupaca i zaposlenika kako biste bili sigurni da nećete postati sljedeći K-Mart .
Koristite podatke za donošenje odluka
Na kraju, morate vjerovati podacima i koristiti ih za donošenje odluka. Koliko god želimo donositi odluke na temelju svojih osjećaja ili prošlih rezultata, oni nisu uvijek najbolji pokazatelji kamo bismo trebali ići.
Većina softvera za upravljanje poslovnim procesima dolazi sa značajkom analitike i izvješćivanja koja vam omogućuje uvid u metriku svih korištenih procesa. To je sjajno mjesto za početak kada tražite podatke.
Ovdje se također vraćaju trendovi. Promatranje stvari kao što su inflacija, nove lokalne politike i ankete u industriji mogu vam reći koje prilagodbe trebate učiniti kako biste poboljšali poslovanje.
Kombinirajte dva skupa podataka i bit ćete nezaustavljivi!
Još jedna stvar
Budući da su poslovne operacije tako širok pojam, može biti teško znati odakle započeti ako ste zainteresirani za njihovo poboljšanje.
Ne brinite, samo poduzmite sve korak po korak. Možete jednostavno započeti zapisivanjem svih različitih procesa koji se koriste u svakom odjelu. Odatle idete do voditelja odjela i dobivate informacije o tome kako se trenutno odvijaju procesi.
Nakon toga trebalo bi postati jasno koja područja trebate poboljšati kako biste imali najoptimiziranije poslovanje. Nemojte se prestrašiti. Možeš ti to!
