Kako stvoriti tijek rada u Excelu

Microsoft Excel tijek rada stvarna je stvar koja postoji. Jeste li znali da? Nisam. Mislio sam da je Excel samo za izradu dijagrama i dijagrama, ali istina je!

Tijek rada zapravo možete napraviti koristeći Excel. A ne mora biti ni posebno komplicirano. Mislio sam da će biti užasno teško, ali osnovni tijek rada može se napraviti slijedeći 15 jednostavnih koraka.

U ovom ću članku raščlaniti korake izgradnje tijeka rada programa Excel zajedno s onim za što ih možete koristiti.

Također ćemo razgovarati o tome jesu li tijekovi rada u Excelu stvarno ažurni u modernom svijetu tijeka rada i pogledati neke sjajne alternative.

Idemo!

Što je tijek rada?

Za početak, vratimo se osnovama i raščlanimo što je tijek rada zapravo.

Tijek rada je slijed međusobno povezanih koraka ili zadataka potrebnih za dovršetak određenog procesa ili postizanje određenog cilja. Predstavlja tok aktivnosti, informacija i resursa unutar organizacije ili radnog okruženja pojedinca.

Tijek rada osmišljen je za pojednostavljenje i automatizaciju ponavljajućih ili složenih zadataka, osiguravajući da posao napreduje učinkovito i dosljedno. Oni pružaju strukturirani okvir koji definira redoslijed, ovisnosti i interakcije između različitih aktivnosti uključenih u proces.

Tijek rada može biti ručni ili automatiziran, ovisno o složenosti i dostupnosti alata ili softvera za podršku procesu. Alati za automatizaciju, uključujući softverske aplikacije ili sustave upravljanja tijekovima rada, mogu pomoći u automatizaciji i pojednostavljenju zadataka, smanjujući ručni napor i ljudske pogreške.

Kako stvoriti tijek rada u Excelu

Stvaranje tijeka rada s Excelom nije tako jednostavno kao korištenje softvera za tijek rada jer nije osmišljen da bude alat za tijek rada, već alat za proračunske tablice. Međutim, još uvijek postoje načini možeš napraviti pa čak i automatizirati tijekove rada pomoću Excela, pa pogledajmo postupak korak po korak.

deinstaliranje edgea iz windowsa 10

Korak 1: Identificirajte tijek rada

Odredite određeni proces ili zadatak koji želite pojednostaviti pomoću programa Excel . To može biti bilo što, od unosa i analize podataka do upravljanja projektima ili praćenja inventara.

Korak 2: Definirajte ulaze i izlaze

Identificirajte ulaze (podatke, obrasce ili druge resurse) potrebne za pokretanje tijeka rada i željene izlaze (izvješća, izračune ili obavijesti) koje očekujete od procesa.

Korak 3: Planirajte korake

Podijelite tijek rada na pojedinačne korake ili faze. Razmotrite redoslijed i ovisnosti svakog koraka. Za složene tijekove rada, možda ćete morati koristiti dijagrame toka ili dijagrame za vizualizaciju procesa.

Korak 4: Izradite radne listove

Otvorite novu Excel radnu knjigu i izradite radne listove za svaki korak u svom tijeku rada. Imenujte svaki radni list opisno kako biste predstavili njegovu svrhu.

Korak 5: Dizajnirajte obrasce za unos podataka

Ako vaš tijek rada uključuje 6. korak: Unesite podatke

Počnite unositi podatke u odgovarajuće radne listove ili obrasce. Ovisno o tijeku rada, možda ćete morati ručno unijeti podatke ili ih uvesti iz vanjskih izvora.

Korak 7: Koristite formule i funkcije

Iskoristite Excelove formule i funkcije za automatizaciju izračuna, manipulaciju podacima i analizu podataka. Koristite funkcije poput

• IZNOS
• PROSJEČAN
• AKO
• VLOOKUP

izvršiti izračune i generirati željene rezultate.

Korak 8: Primijenite oblikovanje i uvjetno oblikovanje

Prikladno formatirajte svoje podatke kako biste poboljšali čitljivost. Upotrijebite uvjetno oblikovanje kako biste istaknuli određene uvjete ili obrasce unutar svojih podataka.

Korak 9: Stvorite vizualizacije

Excel nudi razne vrste grafikona za vizualni prikaz vaših podataka. Generirajte dijagrame ili grafikone kako biste sažeti i predstavili ključne informacije na pristupačniji način.

Upamtite, tijek rada u Excelu može varirati od jednostavnog do složenog. Započnite s jednostavnim postupkom i postupno dodajte složenost kako se bolje upoznajete sa značajkama i mogućnostima programa Excel. Čak ih ima predloške koje možete provjeriti !

Slučajevi upotrebe tijeka rada programa Excel

Excel je svestran alat koji se može primijeniti na različite slučajeve upotrebe tijeka rada u različitim industrijama i funkcijama. Evo pet uobičajenih slučajeva upotrebe u kojima tijek rada programa Excel može značajno poboljšati učinkovitost i pojednostaviti procese:

Unos i analiza podataka

Excel se široko koristi za zadatke unosa i analize podataka stvaranjem strukturiranih obrazaca za unos podataka, primjenom provjere valjanosti podataka i korištenjem formula i funkcija. Možete automatizirati izračune, izvršiti analizu podataka i generirati izvješća.

Upravljanje projektima

Excel je vrijedan alat za upravljanje projektima koji vam omogućuje planiranje, praćenje napretka i upravljanje podacima povezanim s projektom. Možete izraditi gantograme, popise zadataka i vremenske trake za vizualizaciju rasporeda projekta.

Ima uvjetno oblikovanje koje se može koristiti za isticanje prekretnica, rokova i kritičnih staza. Integriranjem projektnih podataka s formulama i funkcijama možete automatizirati izračune, nadzirati raspodjelu resursa i pratiti troškove projekta.

Budžetiranje i financijsko planiranje

Excel se obično koristi za tijekove rada u proračunu i financijskom planiranju. Možete izraditi sveobuhvatne predloške proračuna, pratiti troškove, predvidjeti prihode i izračunati financijske omjere.

Njegove ugrađene funkcije, kao što su SUM, AVERAGE i IF, omogućuju vam izvođenje izračuna i analizu financijskih podataka. Povezivanjem radnih listova i korištenjem Excelove provjere valjanosti podataka možete osigurati točno i dosljedno financijsko planiranje.

Upravljanje zalihama

Za tijekove rada za upravljanje zalihama možete pratiti i upravljati razinama zaliha, kretanjima zaliha i točkama ponovnog naručivanja. Značajka uvjetnog oblikovanja može istaknuti niske razine zaliha ili nadolazeće datume ponovnog naručivanja. Korištenjem formula i funkcija možete automatizirati izračune zaliha, kao što je količina za ponovnu narudžbu i procjena ukupne zalihe.

Ljudski resursi

Excel je vrijedan za tijekove rada ljudskih resursa (HR), uključujući upravljanje podacima o zaposlenicima, praćenje prisutnosti, uključivanje zaposlenika i procjene učinka. Može se koristiti za stvaranje baza podataka o zaposlenicima, bilježenje osobnih podataka, praćenje odsustva i izračun plaća.

Korištenjem formula i funkcija možete automatizirati izračune prisutnosti, generirati izvješća i provoditi HR analitiku. Uvjetno oblikovanje može se koristiti za prepoznavanje zakašnjelih evaluacija ili zahtjeva za obuku.

Značajke tijeka rada programa Excel

Ovdje je pregled nekih Excelovih značajki koje smo već vidjeli u slučajevima upotrebe, zajedno s nekim drugim stvarno korisnim:

Unos i provjera podataka

Excel nudi korisničko sučelje za unos podataka. Možete dizajnirati prilagođene obrasce za unos podataka pomoću značajki programa Excel kao što su Validacija podataka, padajući popisi i ograničenja unosa. Time se osigurava da podaci uneseni u radnu knjigu slijede određena pravila ili su u skladu s unaprijed definiranim kriterijima.

Izračuni i formule

Formule možete koristiti za izvođenje osnovnih aritmetičkih operacija, skupnih podataka, izvođenje uvjetnih izračuna i više. Ti se izračuni mogu ugraditi u vaš tijek rada kako bi se generirali rezultati i pojednostavili procesi.

Uvjetno oblikovanje

Uvjetno oblikovanje omogućuje vam da istaknete određene uvjete ili obrasce unutar svojih podataka. Postavljanjem pravila možete automatski oblikovati ćelije na temelju kriterija koje definirate.

To može biti korisno za vizualno prepoznavanje važnih podataka, pogrešaka ili trendova, što olakšava analizu i tumačenje informacija.

Analiza podataka

Postoje različiti alati za analizu podataka, kao što su zaokretne tablice, Power Query i Power Pivot, koji vam omogućuju učinkovitu analizu i transformaciju velikih skupova podataka. Ovi vam alati mogu pomoći pri filtriranju, sortiranju, grupiranju i sažimanju podataka kako biste izvukli značajne uvide.

Uvjetna logika i automatizacija

Uvjetne logičke funkcije i značajke, kao što su IF naredbe, ugniježđene funkcije i makronaredbe, omogućuju automatizaciju procesa i stvaranje tijekova rada za donošenje odluka.

Postavljanjem uvjetne logike, možete uputiti Excel da izvodi različite radnje na temelju specifičnih uvjeta. Makronaredbe, stvorene korištenjem VBA, omogućuju automatizaciju zadataka koji se ponavljaju i izvršavanje niza radnji jednim klikom.

Zašto Excel nije najbolje mjesto za stvaranje radnih procesa

Iako Excel može biti koristan alat za određene tijekove rada, postoje ograničenja koja ga mogu učiniti manje prikladnim za složene ili skalabilne tijekove rada. Evo nekoliko razloga zašto Excel možda nije najbolji izbor za tijek rada u određenim scenarijima:

Ograničena skalabilnost

Skalabilnost programa Excel ograničena je veličinom i složenošću podataka te brojem korisnika koji pristupaju radnoj knjizi.

Veliki skupovi podataka ili tijekovi rada koji uključuju opsežne izračune mogu uzrokovati probleme s performansama i usporiti aplikaciju. Kako tijek rada postaje sve složeniji i broj korisnika se povećava, Excel može postati manje učinkovit i skloniji pogreškama.

Nedostatak suradnje u stvarnom vremenu

Iako Excel nudi značajke suradnje, kao što su dijeljene radne knjige i praćenje promjena, nije dizajniran za suradnju u stvarnom vremenu. Više korisnika ne može istovremeno raditi na istoj Excel radnoj knjizi, a ažuriranja koja napravi jedan korisnik možda neće biti odmah vidljiva drugima.

Ograničena automatizacija tijeka rada

Excel pruža osnovne mogućnosti automatizacije putem formula, funkcija i makronaredbi. Međutim, stvaranje složenih i sofisticiranih automatiziranih radnih procesa može zahtijevati naprednije alate ili programske jezike.

Excelove mogućnosti automatizacije možda neće biti dovoljne za tijekove rada koji uključuju zamršenu uvjetnu logiku, integraciju s vanjskim sustavima ili složenu manipulaciju podacima.

Integritet podataka i sigurnosni rizici

Excel datoteke mogu biti sklone problemima s integritetom podataka, osobito kada više korisnika istovremeno radi na istoj radnoj knjizi.

Istovremeno uređivanje, netočne reference formule ili slučajno brisanje podataka mogu dovesti do nedosljednosti podataka i pogrešaka. Osim toga, datotekama možda nedostaju robusne sigurnosne značajke, što ih čini ranjivima na neovlašteni pristup ili povrede podataka.

kako mogu dodati znakove naglaska

Alternative tokovima rada u Excelu

Ako vam radni tijekovi programa Excel dobro funkcioniraju, odlično! Nisam ovdje da kisim na vašoj paradi. Radite sve što je najbolje za vas i vaš tim. Naprijed!

Međutim, ako ste isprobali Excelove tijekove rada i oni vam ne odgovaraju, razmislite o ovoj alternativi: softveru za upravljanje tijekovima rada.

Dotaknuo sam ga se malo u prvom odjeljku kada smo definirali tijekove rada, ali vrijedi ga pogledati malo detaljnije. Excel nije dizajniran za upravljanje tijekovima rada. Iako ima mogućnosti za to, njegovo postavljanje i održavanje može se vrlo brzo zakomplicirati.

Softver za upravljanje tijekovima rada osmišljen je kako bi tijek rada automatizacije zgrada bio brz i jednostavan. Puno su jednostavniji za korištenje, dolaze s mnogim istim značajkama kao i Excel, ali s manje ručnog podešavanja i omogućuju suradnju u stvarnom vremenu.
Process Street izvrstan je alat za tijek rada koji možete koristiti umjesto Excela, a ako ga želite vidjeti na djelu i iskusiti koliko je drugačiji, rezervirajte besplatnu demo verziju! Član tima rado će vam pokazati kako to funkcionira i kako može poboljšati vaš tijek rada.