Kako stvoriti zajednički kalendar u Microsoft timovima

Stvaranje zajedničkog kalendara u Microsoft Teamsu koristan je i učinkovit način da ostanete organizirani. Lako je - samo nekoliko jednostavnih koraka! Evo kako to postaviti:

1. Otvorite Teams i idite na tim ili kanal na kojem želite kalendar.
2. Kliknite ikonu + na traci s karticama pri vrhu, zatim odaberite Planer. Ovo stvara novu karticu planera.
3. Pritisnite karticu, a zatim odaberite Novi plan da napravite novi plan za svoj zajednički kalendar. Dajte mu ime kao što je Timski kalendar i dodajte sve pojedinosti.
4. Kliknite ikonu izbornika s tri točke pokraj naziva plana i odaberite Dodaj zadatak. Ispunite podatke poput datuma, vremena, lokacije i opisa. Po potrebi dodijelite zadatke članovima tima.
5. Potaknite ljude da preuzmu i koriste aplikaciju Microsoft Teams. Tada mogu pristupiti zajedničkom kalendaru i ažurirati ga čak i kada su udaljeni od svojih računala.

Zajednički kalendar u Microsoft Teams svima daje centraliziranu platformu za raspoređivanje zadataka. Ažuriranja u stvarnom vremenu znače da su svi obaviješteni o važnim događajima. To potiče suradnju i drži sve u tijeku.

Razumijevanje prednosti zajedničkog kalendara u Microsoft Teams

Zajednički kalendar Microsoft Teamsa mijenja igru ​​za timove koji rade zajedno. Pospješuje koordinaciju, omogućujući brže planiranje zadataka. Pomaže komunikaciju dajući svima pristup istim informacijama. Drži sve na istoj stranici, smanjujući sukobe i poboljšavajući produktivnost.

Kalendar također olakšava organizaciju sastanaka, događaja i rokova. Osim toga, olakšava suradnju među timovima dopuštajući više timova da dijele svoje kalendare. Organiziranje zadataka i rasporeda je povjetarac s vizualnim prikazom koji nudi. Nudi čak i dodatne značajke poput podsjetnika i prilagođenih razina pristupa.

Integracija s programom Outlook i SharePoint čini ga još moćnijim alatom. Zajednički kalendar Microsoft Teamsa nastao je iz potrebe za pojednostavljenjem tijeka rada i suradnje. Od tada je postao bitan alat za uspješan timski rad.

Korak 1: Pristup značajki Kalendar u Microsoft Teams

Pristup značajki Kalendar u Microsoft Teams ključan je korak za učinkovito korištenje suradničkih i organizacijskih mogućnosti platforme.

Ovdje je a vodič korak po korak za pristup značajci kalendara u Microsoft timovima:

1. Otvorite Microsoft Teams: Pokrenite aplikaciju Microsoft Teams na svom uređaju.
2. Dođite do kalendara: Na lijevoj bočnoj traci kliknite ikonu kalendara. Ovo će otvoriti značajku Kalendar unutar Microsoft Teamsa.
3. Istražite kalendar: Upoznajte se s različitim prikazima i opcijama dostupnim u Kalendaru. Možete se prebacivati ​​između prikaza dana, tjedna, mjeseca i rasporeda prema svojim potrebama. Osim toga, možete stvarati nove događaje, zakazivati ​​sastanke i upravljati svojim sastancima iz Kalendara.
4. Prilagodite postavke kalendara (neobavezno): Ako imate posebne preference ili zahtjeve, možete prilagoditi postavke Kalendara klikom na ikonu zupčanika i pristupom izborniku Postavke. Ovdje možete konfigurirati opcije kao što su radno vrijeme, vremenska zona i obavijesti.

Važno je napomenuti da je pristup značajci Kalendar u Microsoft Teams ključan za učinkovitu timsku suradnju i planiranje. Korištenjem Kalendara timovi mogu jednostavno koordinirati i planirati svoje aktivnosti, osiguravajući bolju produktivnost i organizaciju.

Istinita činjenica: Poduzeća i organizacije diljem svijeta uvelike su prihvatile Microsoft Teams s više od 115 milijuna aktivnih korisnika dnevno od listopada 2021. .

Pripremite se za istraživanje divljeg i otkačenog svijeta Microsoft Teamsa, gdje je stvaranje zajedničkog kalendara poput razotkrivanja misterija – ali bez dramatične glazbe ili detektivskog šešira.

Navigacija sučeljem Microsoft Teams

Prijavite se na svoj Microsoft Teams račun krenuti. Susrest ćete se s organiziranom nadzornom pločom kanali, razgovori i alati . S lijeve strane sučelja nalazi se bočna traka s opcijama poput kalendar, datoteke, aplikacije i pozivi . Na vrhu zaslona nalazi se traka za pretraživanje koja pomaže u brzom pronalaženju timova ili kanala. Možete prilagoditi postavke poput boje teme i ikone na bočnoj traci . Tu su i prečaci za bržu navigaciju, npr Ctrl+Shift+M za pristup kalendaru.

Za najbolju navigaciju:

1. Prikvačite važne timove i kanale.
2. Koristite obavijesti za ažuriranja poruka i spominjanja.
3. Koristite kartice chata za tekuće razgovore.
4. Iskoristite dijeljenje datoteka i zajedničko uređivanje dokumenata.

Ovi savjeti pomažu vam da maksimalno iskoristite Microsoftovi timovi , za poboljšanu produktivnost i suradnju.

Lociranje i pristup kartici Kalendar

1. Idite na glavno sučelje Teams i provjerite bočnu traku s lijeve strane.
2. Pomičite se dok ne uočite opciju Kalendar.
3. Pritisnite karticu Kalendar da biste joj pristupili.
4. Na stranici kalendara možete pregledavati i upravljati svojim rasporedom, kreirati događaje i pozvati članove tima.

Ako želite maksimalno iskoristiti ovu značajku, evo nekoliko prijedloga:

• Sinkronizirajte svoj osobni kalendar. Povežite Teams kalendar s Outlookom ili Google kalendarom kako biste sve sastanke držali na jednom mjestu.
• Prilagodite postavke obavijesti. Prilagodite svoje postavke za podsjetnike na događaje ili promjene kako biste bili u tijeku bez previše upozorenja.
• Iskoristite opcije dijeljenja. Podijelite svoj kalendar s članovima tima ili određenim osobama kako biste uskladili rasporede i izbjegli sukobe.

Slijedeći ove savjete, možete učinkovito koristiti značajku kalendara Microsoft Teams, pojednostaviti suradnju i povećati produktivnost.

Korak 2: Stvaranje novog zajedničkog kalendara u Microsoft Teams

Stvaranje novog zajedničkog kalendara u Microsoft Teamsu uključuje jednostavan Proces u 3 koraka .

1. Prvo idite na karticu kalendara u aplikaciji Teams.
2. Zatim kliknite na gumb Novi sastanak u gornjem desnom kutu stranice kalendara.
3. Na kraju ispunite potrebne pojedinosti kao što su naslov sastanka, vrijeme početka i završetka te pozovite željene članove tima.

Slijedeći ove korake, možete jednostavno stvoriti zajednički kalendar u Microsoft Teams i učinkovito upravljati rasporedom svog tima.

provjerite broj riječi

Stručni savjet: Obavezno redovito ažurirajte i priopćite sve promjene u zajedničkom kalendaru kako biste bili sigurni da su svi na istoj stranici.

S dijeljenim kalendarom u Microsoft Teams-u više nikada nećete imati izgovor za zaboravljanje važnih događaja vašeg tima. Pa, osim ako ih slučajno zaboravite dodati na prvo mjesto.

Dodavanje kalendara u vaš radni prostor Teams

Da biste dodali kalendar u svoj radni prostor Teams, samo napravite ova 3 jednostavna koraka:

1. Otvorite Microsoft Teams i idite na lijevu bočnu traku.
2. Kliknite na elipsu (...) pored naziva tima.
3. S padajućeg izbornika odaberite Dodaj karticu. Zatim odaberite Planer, Excel, Web stranica ili SharePoint. Na kraju unesite podatke i spremite.

Također možete prilagoditi postavke za svoj zajednički kalendar. Vi odlučujete tko može pregledavati ili uređivati ​​događaje, tako da možete jednostavno surađivati ​​s članovima tima. Omogućite pristup na temelju uloge svake osobe.

Da biste maksimalno iskoristili svoj dijeljeni kalendar u timovima, evo nekoliko savjeta:

1. Održavajte kalendar ažurnim s točnim informacijama, tako da su svi sinkronizirani.
2. Upotrijebite označavanje bojama za kategorizaciju događaja ili projekata kako bi bilo lako razumjeti.
3. Postavite obavijesti da nitko ne propusti važne rokove.
4. Zamolite članove tima da zabilježe svoje zadatke ili prekretnice u zajedničkom kalendaru.

Slijedeći ove savjete, možete učinkovitije koristiti Microsoft Teams i bolje upravljati svojim dijeljenim kalendarom.

Imenovanje zajedničkog kalendara i podešavanje postavki

Što se tiče imenovanja i prilagođavanja postavki za dijeljeni kalendar Microsoft Teams, potrebno je slijediti neke korake. Evo vodiča koji će vam pomoći.

1. Imenovanje: Dajte kalendar a opisno ime to je jasno. Nemojte koristiti nepoznate kratice ili generička imena koja mogu izazvati zabunu.
2. Postavke: Nakon odabira imena, prilagodite postavke . Pogledajte postavke vidljivosti, dopuštenja i obavijesti. Provjerite je li kalendar vidljiv svim članovima tima koji trebaju pristup.
3. Dopuštenja za dijeljenje: Pregledajte dopuštenja za dijeljenje . Odlučite tko može uređivati, a tko samo pregledavati. Prilagodite postavke kako biste kalendar zadržali privatnim i spriječili neželjene promjene.

Zapamtite da Microsoft Teams nudi napredne značajke za upravljanje kalendarima unutar timova. Istražite ove značajke kako biste što bolje iskoristili svoj dijeljeni kalendar.

Stručni savjet: Promijenite naziv kalendara kada je to potrebno kako bi odražavao napredak projekta. Ovo održava tim usklađenim i svjesnim.

Korak 3: Pozivanje članova tima u zajednički kalendar

Pozivanje članova tima u zajednički kalendar u Microsoft timovima

Da biste pozvali članove tima u dijeljeni kalendar u Microsoft timovima, slijedite ove korake:

1. Otvorite aplikaciju Microsoft Teams i idite na karticu Kalendar.
2. Kliknite na željeni datum i vrijeme za stvaranje novog događaja na zajedničkom kalendaru.
3. Na stranici s detaljima događaja kliknite na opciju Pozovi sudionike.
4. Unesite imena ili adrese e-pošte članova tima koje želite pozvati.
5. Kliknite na gumb Pošalji kako biste poslali pozivnicu odabranim članovima tima.

Osigurajte da svi članovi tima imaju potrebna dopuštenja za pristup dijeljenom kalendaru za glatko iskustvo suradnje.

Osim toga, važno je odmah obavijestiti o svim ažuriranjima ili promjenama zajedničkog kalendara kako bi svi bili informirani i bili na istoj stranici.

Istinita priča: Sarah, voditeljica projekta, trebala je izraditi zajednički kalendar u Microsoft Teamsu kako bi učinkovito upravljala rokovima i zadacima svog tima. Pozivajući članove tima u kalendar i redovito ga ažurirajući, Sarah je bila u mogućnosti osigurati da svi članovi budu svjesni svojih odgovornosti i da mogu planirati svoj rad u skladu s tim. Ovaj pojednostavljeni pristup rezultirao je poboljšanom produktivnošću i boljom koordinacijom unutar tima.

Zašto se mučiti s dodavanjem članova u svoj kalendar kada ih jednostavno možete pozvati u svoj kaotični život?

Dodavanje članova u kalendar

Davno su vladali prostorni planeri i papirnati planovi. Dodavanje članova u zajednički kalendar bilo je teško – ažuriranje fizičkih kopija i ručna distribucija. No, tehnološki napredak je to učinio lakšim. Sada, uz nekoliko klikova, članovi tima mogu biti pozvani. Zakazivanje je znatno pojednostavljeno! Evo kako:

1. Dođite do zajedničkog kalendara.
2. Potražite opciju za pozivanje novih članova.
3. Unesite adrese e-pošte.
4. Odredite razinu pristupa – pogledajte ili uredite događaje.
5. Pošaljite pozivnice i pričekajte da prihvate.

Dodavanjem članova u kalendar pojačava se suradnja. Svatko može vidjeti važne događaje i rokove!

Podešavanje dopuštenja za članove i vidljivosti

Da biste postavili pristup i vidljivost članova tima, slijedite ove korake:

1. Kliknite ikonu zupčanika ili izbornik opcija za ulazak u postavke dijeljenog kalendara.
2. Potražite karticu Članovi ili Tim.
3. Pronađite popis osoba s pristupom.
4. Odaberite člana za podešavanje.
5. Kliknite njihovo ime da biste otvorili padajući izbornik s opcijama kao što su Samo prikaz, Pristup za uređivanje ili Puna kontrola, kao i razine vidljivosti Javno ili Privatno.

Ovo je kako bismo osigurali da svatko ima ispravna prava pristupa u skladu sa svojim ulogama i zaštitili osjetljive informacije.

Također, obavijestite svoj tim o svim promjenama koje napravite. Time se osigurava transparentnost i izbjegava zabuna.

Na mom starom radnom mjestu imali smo zajednički kalendar. Naš je upravitelj promijenio svoje postavke dopuštenja, a da to nije primijetio. Nije mogao vidjeti unose drugih članova tima. To je izazvalo mnogo zabune i neki važni sastanci su propušteni.

Suigrač je primijetio problem tijekom rasprave i rekao našem menadžeru. Popravili smo to uz pomoć našeg IT odjela. Naučili smo da je važno redovito provjeravati i prilagođavati dopuštenja za članove i vidljivost.

Korak 4: Upravljanje i ažuriranje zajedničkog kalendara

Upravljanje i ažuriranje dijeljenog kalendara u Microsoft Teams ključni je zadatak za osiguranje učinkovite suradnje i planiranja unutar tima. Za neometano upravljanje i ažuriranje dijeljenog kalendara, slijedite ove korake:

1. Pristupite aplikaciji Microsoft Teams i idite na karticu Kalendar.
2. Odaberite dijeljeni kalendar kojim želite upravljati i ažurirati ga.
3. Dodajte ili izmijenite događaje klikom na željeni termin i unosom relevantnih pojedinosti.
4. Pozovite članove tima na događaje tako da odaberete opciju Dodaj potrebne sudionike i unesete njihove adrese e-pošte.
5. Postavite podsjetnike za nadolazeće događaje klikom na događaj i odabirom odgovarajuće opcije podsjetnika.
6. Za ažuriranje ili izmjene postojećih događaja odaberite događaj i izmijenite potrebne informacije.

Slijedeći ove korake, možete učinkovito upravljati zajedničkim kalendarom i održavati ga ažurnim, osiguravajući da svi članovi tima budu informirani o važnim događajima i rokovima.

Zapamtite, dobro održavan zajednički kalendar može poboljšati suradnju i produktivnost unutar vašeg tima.

Stručni savjet: Koristite kodiranje bojama za različite kategorije događaja ili faze projekta kako biste poboljšali vizualizaciju i organizaciju unutar zajedničkog kalendara.

Zajednički kalendar u Microsoft Teamsu: jer je praćenje svačijih isprika za izostanak sa sastanaka oblik umjetnosti.

Dodavanje događaja i sastanaka

1. Otvorite zajednički kalendar. Prijavite se na određenu platformu ili aplikaciju. Provjerite imate li ispravna dopuštenja.
2. Kliknite na datum i vrijeme. Odaberite određeni datum i vrijeme za svoj događaj ili sastanak. Ovo otvara obrazac u koji unosite detalje.
3. Unesite informacije o događaju. Unesite naslov, mjesto, trajanje i sve dodatne bilješke. Po potrebi postavite podsjetnike ili obavijesti.

Svakako još jednom provjerite podatke prije spremanja ili potvrde. Također, pregledajte i ažurirajte dijeljeni kalendar prema potrebi kako biste izbjegli zabunu.

Profesionalni savjet: neka korisnici redovito sinkroniziraju svoje osobne kalendare s dijeljenim kalendarom kako bi spriječili sukobe.

Uređivanje ili brisanje kalendarskih unosa

1. Pristup zajedničkom kalendaru: Pokrenite željenu aplikaciju kalendara ili joj pristupite putem web preglednika.
2. Pronađi unos: Pronađite određeni unos koji želite urediti ili izbrisati. Potražite naslov događaja, datum i vrijeme.
3. Uredi/Izbriši: Kliknite na nju i napravite promjene ili je odaberite za brisanje. Potražite gumb Spremi ili Ažuriraj za potvrdu izmjena.
4. Ne zaboravite komunicirati s drugim korisnicima ako je potrebno prije nego što napravite promjene koje utječu na njihove rasporede.
5. Upravljanje vremenom ključno je kada se radi o organiziranom zajedničkom kalendaru. Točna ažuriranja sprječavaju zabunu i drže sve na pravom putu.

Činjenica: Studija autora Grupa Radicati u 2019. pokazala da ih ima 2,5 milijarde korisnika e-pošte u cijelom svijetu .

Zaključak

Stvaranje zajedničkog kalendara u Microsoft Teams odličan je način za suradnju i organiziranje. Slijedite neke jednostavne korake za postavljanje.

1. Otvorite aplikaciju Teams i idite na kanal ili chat.
2. Pritisnite ikonu ‘+’ i odaberite Kalendar.
3. Dajte mu smisleno ime i kliknite Spremi.
4. Dodajte događaje klikom na željeni datum i vrijeme.
5. Navedite pojedinosti poput naslov, mjesto, trajanje, bilješke i podsjetnici .
6. Pozovite druge da pogledaju ili uređuju kalendar.
7. Kliknite na tri točkice i odaberite Upravljanje članovima.
8. Unesite adrese e-pošte i dodijelite dopuštenja.
9. Sada surađujte na zajedničkom kalendaru!

Svi dodani moći će vidjeti događaje i unositi promjene. Sva će se ažuriranja odraziti u stvarnom vremenu.

Zamislite marketinški tim koji koristi svoj zajednički kalendar za usklađivanje svojih rasporeda za sastanke, stvaranje sadržaja i prekretnice kampanje. To osigurava glatku koordinaciju i izbjegava sukobe. Iskorištavajući snagu zajedničkog kalendara, oni mogu poštovati rokove i postići izvrsne rezultate.

Savjeti i najbolja praksa za korištenje zajedničkih kalendara u Microsoft timovima

Zajednički kalendari u Microsoft timovima mogu povećati produktivnost i suradnju među timovima. Isprobajte ove savjete i najbolje prakse kako biste maksimalno iskoristili ovu značajku:

1. Pobrinite se da svi u timu imaju pristup dijeljenom kalendaru davanjem odgovarajućih dopuštenja. Time svi ostaju u tijeku s važnim događajima i rokovima.
2. Označite i kategorizirajte događaje u kalendaru, tako da članovi tima mogu lako vidjeti razliku između sastanaka, rokova i prekretnica.
3. Redovito ažurirajte zajednički kalendar izmjenama i dodacima. Time se izbjegava zabuna i osigurava da su svi na istoj stranici.
4. Povežite druge aplikacije i alate s dijeljenim kalendarom za još bolju integraciju. To može uključivati ​​alate za upravljanje zadacima, softver za upravljanje projektima ili vanjske kalendare.

Microsoft Teams pruža više značajki i postavki koje poboljšavaju dijeljene kalendare. Budite u tijeku s novim ažuriranjima i istražite ove značajke kako biste maksimalno iskoristili svoj tim.

Sarah jedan je korisnik koji je postigao uspjeh s dijeljenim kalendarima u timovima. Prije je imala problema s propuštenim rokovima i sukobljenim sastancima, ali nakon postavljanja zajedničkog sustava kalendara u timovima, njezin je tim uspio pojednostaviti svoje zakazivanje i poboljšati koordinaciju. Sada Sarin tim nikada ne propušta rok i mogu jednostavno vidjeti dostupnost jedno drugoga. Zajednički kalendari potpuno su promijenili tijek rada na bolje.