Što je Workflow? Vodič za početnike u upravljanju tijekovima rada

Ako pogledate Googleovu naslovnu stranicu za to što je tok rada, prvi rezultat je doslovno definicija iz rječnika.

Slijed industrijskih, administrativnih ili drugih procesa kroz koje dio posla prolazi od početka do završetka.

Zatim imate Kissflowovu definiciju, koja nije ništa jasnija:

Niz zadataka koji obrađuju podatke kroz određeni put od pokretanja do završetka.

A tu je i ova stranica. A kako definiramo tijek rada?

kako pokrenuti upit na pristupu

Tijek rada je način na koji obavljate posao.

Sada već negdje stižemo.

Što je tijek rada?

Tijek rada je niz koraka koji se moraju dovršiti u procesu.

Zamislite to doslovno kao rad koji teče iz jedne faze u drugu, bilo da je to kroz kolegu, alat ili neki drugi proces. Možete izvršiti cijeli tijek rada sami (kao što je pisanje, uređivanje i objavljivanje posta na blogu) ili može uključivati ​​više ljudi (kao što je fakturiranje klijenta).

Zašto su tijekovi rada važni?

Za tvrtke tijek rada može postati iznimno kompliciran.

Razmislite o procesu uključivanja vašeg zaposlenika. Nekoliko različitih odjela mora se koordinirati kako bi se taj proces ispravno dovršio. Osim gubitka vašeg novog talenta, loša integracija također može dovesti do ozbiljnih problema s usklađenošću.

Upravo na ovoj razini potrebno ih je pravilno nadzirati, upravljati i optimizirati kako bismo bili sigurni da su učinkoviti koliko god mogu.

Koja je razlika između tijeka rada i procesa?

Tijek rada i postupak često se koriste naizmjenično. S obzirom da često dolaze kao usklađeni set, to je razumljivo.

Gornja slika navodi glavne razlike između tijekova rada i procesa, ali glavna poanta je:

A postupak je metoda koja se koristi za izvoditi niz od aktivnosti .

A tijek rada je alat naviknut olakšati tu metodu .

Ako se vratimo na primjer uključivanja zaposlenika, proces se sastoji od različitih koraka koje je potrebno poduzeti kao što su:

• Papirologija ispunjena
• Radna stanica postavljena
• Trening

Tijek rada mapira te korake u jasnoj strukturi tako da je lako vizualizirati što treba učiniti u dijagramu ili popisu za provjeru.

Najbolje prakse tijeka rada

Za izgradnju učinkovitog tijeka rada morate odgovoriti na tri važna pitanja:

• Koje točno poslove treba obaviti?
• Tko je odgovoran za svaki posao?
• Koliko će vremena oduzeti svaki zadatak?

Odgovaranjem na ta pitanja i strukturiranjem odgovora u grafikon ili proces dobivate tijek rada.

Mjerenjem posla koji je potrebno obaviti, možete upravljati koliko će se on optimalno izvršiti. U suprotnom, nemate pojma što se događa ili gdje leži usko grlo u aktivnostima vašeg tima.

Faze tijeka rada

Izgradnja tijeka rada svodi se na 5 faza:

1. Identificirajte zadatke koje je potrebno obaviti
2. Odredite tko je odgovoran za te zadatke
3. Organizirajte zadatke u niz
4. Testirajte tijek rada
5. Pregledajte i ponovite

Neophodno je vježbati kontinuirano poboljšanje kada je u pitanju održavanje vaših radnih procesa. Uvođenjem ovih malih izmjena usput osigurat ćete da vaš tijek rada uključuje samo najnužnije i najsvježije zadatke - i nećete morati trošiti vrijeme na veliki remont u nastavku.

3 osnovne komponente tijeka rada

Iako broj zadataka u svakom tijeku rada može varirati od 8 do 80, svaki tijek rada sastoji se od 3 osnovne komponente:

Okidač:Događaj koji započinje tijek rada. To može biti radnja, odluka, određeno vrijeme ili odgovor na nešto.Niz zadataka/rad:To uključuje sve zadatke, ljude i rezultate uključene u tijek rada.Rezultati:Što tijek rada proizvodi. Rezultat ili ishod može biti nešto opipljivo poput kupnje usluge ili apstraktniji poput pristupa određenim informacijama.

Niz zadataka zauzet će većinu tijeka rada, ali i okidač i rezultati jednako su važni. Ako ne znate gdje bi vaš proces trebao započeti i završiti, vaš tijek rada bit će prilično beskoristan.

Vrste radnih procesa

Budući da je uvijek najbolje raditi stvari u troje, postoje tri osnovne vrste tijeka rada s kojima ćete se susresti:

• Tijek rada projekta
• Jednostavni tijek rada procesa
• Tijek rada uvjetovanog procesa

Raščlanjivanje točne razlike između ovih vrsta ponekad može biti teško, ali, kao i sa svime, morate biti sigurni da koristite pravi alat za posao.

Tijek rada projekta su najjednostavniji tip. To su općenito jednokratni radni tijekovi osmišljeni da održe projekt na pravom putu tako da rezultati budu na vrijeme, odgovornost jasna, a vaš tim nema nikakvih uskih grla.

Možda ćete moći ponovno koristiti dijelove tijeka rada projekta. Na primjer, tim za sadržaj stvara više dijelova sadržaja.

Svaki od njih je mali projekt. Ovisno o nizu čimbenika, točni koraci nisu uvijek isti. Budući da cjelokupni proces je , međutim, možemo ponovno upotrijebiti tijek rada za stvaranje sadržaja za stvari poput istraživanja, recenzija i zahtjeva za slike.

Sljedeće, imate jednostavan proces rada . Ova vrsta tijeka rada pokriva sve vaše predvidljive zadatke koji se mogu ponavljati. Slanje fakture ili odobravanje slobodnog vremena jednostavni su tijek rada.

Bez obzira na sve: Ništa se ne mijenja. Tijek rada slijedi potpuno ista vremena na potpuno isti način svaki put kada se pokrene.

Jednostavan.

Konačno, tu je uvjetni tijek procesa . Ovi tijekovi rada koriste oblik ako tada logiku strukturiranja procesa.

To je roman o tijekovima rada Odaberite svoju avanturu: Ako želite istražiti tamnicu, idite na zadatak 13. Ako želite istražiti grad, prijeđite na zadatak 22.

U Process Streetu to nazivamo uvjetnom logikom, koja stvara razgranate putove unutar istog tijeka rada. To je sjajno jer znači da vam je za stvari kao što su ulaznice za ukrcavanje ili pomoć potreban samo jedan tijek rada za više situacija.

Tijek rada za uvođenje klijenta Payroll Processors savršen je primjer točno onoga što uvjetna logika može učiniti:

Kako Procesori obračuna plaća koriste uvjetnu logiku Process Streeta za uključivanje klijenata

Optimizacija tijeka rada

Nedavno sam na LinkedInu naišao na post koji govori o poslovnim poštapalicama i žargonu. Ove modne riječi podijeljene su u dvije vrste:

• Previše nejasno da bi se moglo opisati na bilo koji drugi način (razmislite o dinamici i njezinim kohortama)
• Toliko očigledni da ih nije trebalo reći (inovativni, usmjereni na kupca, itd.)

Optimizacija je pomalo nalik tim poštapalicama. Svi znamo što znači optimizirati u rječniku. Svi znamo da je to dobra stvar. Stvari su uvijek bolje kada su optimizirane.

Ali što znači optimizacija u odnosu na tijek rada? Što je optimizirani tijek rada i kako ga postići?

Stalno poboljšanje

Izgradnja tijeka rada samo je prvi korak. Bez odgovarajuće pozornosti, tijek rada može se lako zaglaviti zbog neučinkovitosti i suvišnih zadataka.

Tu dolazi do stalnog poboljšanja. Povremenom provjerom svojih radnih tokova možete osigurati da su aktualni i da odgovaraju vašim potrebama. Tada možete odlučiti trebate li napraviti inkrementalne ili revolucionarne promjene u svojim procesima i načinu na koji se odvijaju vaši radni tokovi.

Inkrementalne promjene u osnovi su ono što zvuče: mala podešavanja i poboljšanja koja radite kad i kad na njih naiđete.

Probojne promjene su velike promjene koje se obično provode grupnim pregledom i procesom donošenja odluka. Iako biste se mogli naći u situaciji da radite inkrementalne promjene prilično često, ako se nađete da radite uglavnom revolucionarne promjene, trebate ponovno procijeniti svoj tijek rada (a možda čak i svoj proces).

Six Sigma, DMAIC, lean i kaizen stvarno su korisni alati za implementaciju stalnih poboljšanja.

Automatizacija tijeka rada

Automatizacija je raison d’être tijeka rada.

Tijek rada preuzima sve te divlje, intuitivne procese i unosi red u njih. Ali to ne znači da je automatizacija ugrađena u radni tijek – ili čak da svaki radni tijek treba automatizaciju.

Još ste zbunjeni?

Automatizacija tijeka rada identificira koji se dijelovi procesa mogu obaviti bez puno – ili ikakvog – ljudskog angažmana.

Neki primjeri stvari koje biste mogli automatizirati su:

• Slanje standardizirane poruke dobrodošlice
• Prijenos podataka u proračunsku tablicu
• Dodavanje događaja u vaš kalendar
• Obrada plaćanja

Sve su to zadaci koji se ponavljaju i za koje je potrebno samo nekoliko minuta, ali te se minute zbrajaju.

Osim toga, veća je mogućnost ljudske pogreške. Razmislite o tome: pred vama su sati unosa podataka. Samo sam sjedio tamo, cijeli dan unosio brojeve u stupce, a najviše uzbuđenja bilo je kada se Tony pojavio s krafnama tog jutra.

Počinjete s dobrim namjerama, ali u kojem trenutku prelazite na autopilota? U kojem trenutku slučajno pogodite dodatnu nulu i na kraju klijentu naplatite 5000 USD umjesto 500 USD? Ili obrnuto? Oboje su loši.

Zato automatizirate.

Nakon što ste identificirali koje zadatke automatizirati, implementacija je prilično jednostavna. Uz softver kao što je Zapier, možete postaviti integracije za povezivanje okidača u jednoj aplikaciji s ishodom u drugoj.

Podatke unosite jednom. Šalje se na sva mjesta na kojima treba biti. Imate potpunu točnost na svim kanalima i košta vas samo vrijeme potrebno za klik na gumb.

Prednosti tijeka rada

Tijek rada smanjuje otpad. Uzalud izgubljeno vrijeme, uzalud potrošeni trud, uzalud potrošeni resursi.

Dok mapirate svoje procese, moći ćete identificirati gdje imate uska grla i suvišne zadatke. Kad saznate gdje su, možete ih eliminirati. Tada se vi i vaš tim možete usredotočiti na potrebne zadatke.

Tijek rada također je odličan za komunikaciju, odgovornost i transparentnost. Tijek rada trebao bi razjasniti tko je odgovoran za što i kada isporuka treba biti dovršena. Ne morate mikroupravljati svojim timom. Vaš tim ne mora biti mikroupravljan. Svi su sretniji.

Budući da je svaki aspekt procesa dokumentiran u tijeku rada, svatko u timu ima informacije koje su mu potrebne kada su mu potrebne. Smanjenje pogrešne komunikacije poboljšava produktivnost – i ostavlja vaš tim mnogo manje frustriranim svojim zadacima i jedni drugima.

Izazovi tijeka rada

Tijek rada zahtijeva stalnu pozornost. Ne možete ga jednostavno izgraditi i očekivati ​​da zauvijek radi savršeno. Morate ga održavati.

Održavanje tijeka rada može biti dugotrajno i komplicirano – posebno ako niste prakticirali svoja načela stalnog poboljšanja.

Ali neizvođenje redovitog održavanja uzrokuje ozbiljne probleme:

• Netočne procjene vremena/troška
• Pogreške u komunikaciji
• Preskakanje ili zaboravljanje važnih koraka
• Odobrenja koja se primjenjuju bez testiranja – ili se ne primjenjuju kada je to potrebno
• Skupa uska grla

Zamislite tijek rada poput automobila. Automobili su zaista korisni i učinkoviti. Obično možete učiniti više u manje vremena vožnjom nego hodanjem.

besplatni microsoft word

Osim toga, ne morate nositi sve.

Ali automobili trebaju preglede. Neki su mali – nove gume, izmjene ulja, testovi emisija i tako dalje. Ponekad morate uložiti malo više - poput novog pokretača ili remena ventilatora. Ove stvari same po sebi i nisu velika stvar.

Međutim, ako ste ikada predugo prošli bez izmjene ulja, točno znate koliko redovito održavanje može biti važno.

Tijek rada softverski alati i dobavljači

Ako proguglate tijek rada (što očito jeste), vidjet ćete koliko točno vrsta softvera za tijek rada postoji. Kad tek počinjete s tijekovima rada – što i jeste – teško je odrediti koji od njih nudi točno ono što trebate za najbolju vrijednost.

Dakle, evo nekoliko naših omiljenih alata za izgradnju tijeka rada:

Airtable je način na koji ostajemo organizirani. S Airtable možete postaviti personalizirane prikaze, prilagođene kanban ploče i automatizirati sve, od stvaranja zapisa do slanja e-pošte.

izgledam je savršen alat za ocrtavanje vašeg tijeka rada. izgledam djeluje kao suradnička bijela ploča na kojoj cijeli vaš tim – bilo daljinski ili osobno – može raditi zajedno na izgradnji onoga što trebate izgraditi.

Zatišje je univerzalno središte za razmjenu poruka za gotovo svaki tim. Zašto ne? Zatišje integrira se s gotovo svim aplikacijama s kojima radite. Možete uskočiti u druženja, snimati videozapise i dijeliti datoteke sa svima u svom timu – ili samo s jednim. A tu su i GIF-ovi. Tko ne voli dobar GIF?

Procesna ulica. Znao si da to dolazi, zar ne? Tijek rada Process Street središnja je jezgra svega što radimo. Zahtjevi za PTO, ukrcavanje, služba za pomoć, stvaranje ove stranice... Sve urađeno pomoću tijeka rada. I – bilo putem Zapiera ili naše automatizacije prve strane – svi ti tijekovi rada mogu se povezati sa Slackom, Airtableom i ostatkom našeg softverskog paketa.

Kako izgleda tijek rada?

Ovo je nacrt procesa:

Konkretno, ovo je pregled našeg procesa stvaranja sadržaja. Tijek rada za ovaj proces ima mnogo, mnogo više koraka, niz uvjetovanih putova i puno automatizacije.

Ali ovdje je počelo. Osam koraka od početka zadatka do objave.

Ako ste zamolili nekoga iz tima za sadržaj da opiše ovaj proces, spreman sam se kladiti da ne bi bio tako sažet ili tako specifičan. Neki koraci bi bili razrađeni, neki bi se preskočili, a sam opis bi vjerojatno bio prilično nelinearan.

To je način na koji ljudski mozgovi rade. Zato je važno ocrtati svoj proces prije nego što izgradite tijek rada.

Sada svaki od tih osam koraka postaje dio unutar tijeka rada. Zatim svaki korak rastavljamo na pojedinačne zadatke.

Na primjer, u prvom koraku, Writer prima zadatak, zadaci tijeka rada izgledaju otprilike ovako:

1. Tema je odabrana (Airtable zapis generiran putem Slacka)
2. Postavljen datum dospijeća (dodan u kalendar putem tijeka rada Process Street)
3. Postavljen datum objavljivanja (dodan u kalendar putem tijeka rada)
4. Urednik je dodijeljen (Airtable zapis ažuriran putem tijeka rada)
5. Dodijeljen je dizajnerski tim (zapis Airtable generiran putem Airtablea)
6. Pisac prima zadatak (obavijest primljena putem Slack i Process Street)

Tih šest zadataka svaki je podijeljen u jednu radnju. Ovo pojednostavljuje proces i osigurava da ništa ne bude izostavljeno. Bez te automatizacije bilo bi vrlo lako slučajno postaviti rok, ali ne i datum objave.

Kad bi se ti datumi ručno unijeli za sve, svaki bi član tima mogao završiti prema različitim rokovima – što bi moglo uzrokovati velika uska grla u nastavku.

Kako najbolje iskoristiti svoje radne procese

Upamtite da je tijek rada alat. To je koristan i svestran alat, ali ne može sve.

Kada gradite svoj tijek rada, morate jasno razumjeti proces na kojem radite i ishod koji želite postići. Odredite koji se zadaci mogu automatizirati, a koji zahtijevaju praktičniji pristup.

Što je najvažnije, nastavite raditi na tome. Dobar tijek rada stalno se mijenja jer će se vaš proces – i vaše potrebe – stalno mijenjati. Ako je nešto u vašem tijeku rada postalo suvišno ili nevažno, riješite se toga. Ako dodate novi korak procesu, svakako ga dodajte i svom tijeku rada.

Dobar tijek rada trebao bi olakšati posao, a ne komplicirati ga.