Što je proces? Nedosadan vodič za obične ljude

Procesi su puno zanimljiviji nego što biste isprva pomislili. To nije neka šala - zanimljivi su, kunem se. Ali što je proces?

Iako jesu definiran kao zbirka međusobno povezanih radnih zadataka pokrenutih kao odgovor na događaj koji postiže određeni rezultat , postoji malo pozadinske priče koja nam pomaže proći kroz korporativna sredstva za smirenje i shvatiti što je proces i zašto su procesi važni.

Prvo, nekoliko primjera procesa:

• Čišćenje trgovine
• Pronalaženje adrese e-pošte
• Postavljanje softvera
• Profiliranje kupaca
• Uključivanje novog zaposlenika
• Planiranje vjenčanja

Ali zašto su ti procesi? Zašto to nisu samo poslovi koje treba obaviti? Poanta je u tome da kada formalizirate proces, razmišljate o tijeku rada imajući na umu produktivnost i to olakšava njegovo izvršenje i optimizaciju.

kako resetirati izgled Outlooka na zadani

Prvi poslovni proces ikada

Najranija poznata definicija poslovnog procesa dolazi od škotskog ekonomista Adam Smith . Razlažući svoju ideju na najjednostavnije elemente, on je 1776. god opisao poslovni proces u teoretskoj tvornici pribadača, koji uključuje 18 odvojenih ljudi da naprave jednu pribadaču:

Jedan čovjek izvlači žicu, drugi je izravnava, treći je reže, četvrti je zašiljuje, peti je brusi na vrhu da primi glavu: da bi se napravila glava zahtijeva dvije ili tri različite operacije: staviti je na sebe je poseban posao, izbijeliti pribadače je još jedan... a važan posao izrade pribadače je, na ovaj način, podijeljen u otprilike osamnaest različitih operacija, koje u nekim tvornicama sve izvode različite ruke, iako će u drugima isti čovjek kad-tad izvesti dva ili tri od njih.

Zašto bismo trebali brinuti o tome koliko je ljudi potrebno za izradu pribadača ili koliko je koraka u procesu? Pa, Smith je to pronašao stvaranjem procesa i dodjeljivanjem koraka pojedinim stručnjacima produktivnost se povećala 24 000% .

Djelovanje tvornice pribadača iz 18. stoljeća i slika koja je nadahnula Adama Smitha da napiše prvu definiciju poslovnog procesa.

Korištenje procesa za rad 5 puta brži

Za podjelu rada potreban je proces jer zadatak više nije samo u glavi jedne osobe.

Inženjer za pinove s punim nizom mogao bi biti dobra osoba za pisanje procesa, ali ne bi ga trebao voditi sam od početka do kraja — posao je 240 puta učinkovitiji kada se podijeli među stručnjacima za igle: osoba koja reže žice za igle cijeli dan je manje pogrešiv nego solo pin master craftsman. Prestanimo pričati o pribadačama.

Jednog zimskog jutra 1907. Henry Ford odveo Charlesa E. Sorensena u Piquette Avenue Plant , prazna zgrada u Detroitu koja će kasnije postati rodno mjesto prvog američkog pristupačnog automobila masovne proizvodnje. Započet ćemo potpuno novi posao, rekao je šefu proizvodnje.

Tvornica Piquette Avenue u Detroitu, Michigan. Mjesto najutjecajnije implementacije poslovnih procesa u svijetu.

Ford je objasnio svoju ideju za novi proces. Umjesto da jedan obrtnik sam stvara proizvod, svi su učeni da rade jedan od 84 jednostavna posla koji se ponavljaju. S ovim novim pristupom procesima, Ford je skratio vrijeme proizvodnje Model T s 12,5 sati na 2,5 sata.

Ne samo da je to bio trijumf za Fordov bankovni račun, bio je to jedan od najrevolucionarnijih trenutaka koji se ikada dogodio, ne samo u povijesti automobila ili proizvodnje, već u cijeloj povijesti poslovanja.

Tri vrste procesa koje svako poduzeće treba

Ti to znaš procesi su skup logičkih instrukcija koje treba izvršiti od početka do kraja , ali jeste li znali da postoje tri vrste procesa? Ovi su:

• Procesi upravljanja
• Operativni procesi
• Prateći procesi

Procesi upravljanja

Procesi upravljanja nisu toliko laserski usredotočeni na preuzimanje zadatka od početka do kraja koliko su usredotočeni na planiranje i projektiranje budućnosti poslovanja tvrtke.

Primjer procesa upravljanja može biti glavni izvršni direktor koji planira kako najbolje organizirati vrijeme i energiju marketinškog tima za pokretanje PR kampanje. Procesni dio bio bi dodjela resursa, definiranje vremenskih okvira i provjera jesu li sustavi postavljeni i optimizirani.

Operativni procesi

Operativni procesi odnose se na vaš osnovni poslovni proces. Ako ste tvrtka za proizvodnju majica, jedan od vaših osnovnih operativnih procesa je primanje narudžbi putem telefona. Drugi bi bio otpremanje proizvedenih majica.

split screens prozori

Što god vaša tvrtka radi u svojoj srži, trebali bi postojati vodonepropusni procesi kako bi vaše poslovanje bilo skalabilno i učinkovito.

Potporni procesi

Iznenađenje iznenađenje — prateći procesi podržavaju upravljanje i operativne procese. Tvrtka se oslanja na te procese kako bi poduprla planiranje i rade dijelovi poslovanja. To su procesi poput tehničke podrške, uključivanja zaposlenika ili zapošljavanja pripravnika.

Iako to nije ono što tvrtka radi kako bi zaradila novac, oni olakšavaju glavni tok prihoda i čine ga tako da procesi upravljanja imaju čime upravljati, a da operativni procesi budu što je moguće manje problematični.

Anatomija procesa

Kada se proces dokumentira na papiru (ili, nadamo se, digitalno), to se radi u obliku standardnog dokumenta operativnog postupka. Iako to nisu stvari koje biste ponijeli čitati tijekom 18-satnog leta, one čine procese mnogo lakšim za razumijevanje, distribuciju, poučavanje i optimiziranje.

SOP može sadržavati:

• Zaglavlje s naslovom, datumom, autorom i ID-om
• Popis uputa korak po korak
• Tim ili pojedinac odgovoran za izvršenje svakog zadatka
• Resursi (oprema, novac, vrijeme, timovi za podršku) koji će korisniku trebati
• Reference na druge SOP-ove

Obično će poduzeća i državna tijela izraditi složenu SOP dokumentaciju. Klik ovdje za primjer uvodnog dokumenta u skup SOP-ova koje je izradio General Electric za zaposlenike koji rade s UNICORN kontroliranim sustavima. Primijetit ćete da postoji tablica kodnih brojeva i oznaka SOP-a, kao i objašnjenja terminologije.

Dobijte izvod iz stvarnog SOP-a za kupnju vozila ovdje . Opet, vrlo je temeljit i koristi isti stil koji mnoge tvrtke koriste kako bi osigurale vodonepropusnost SOP-a.

… Ali ponekad SOP neće biti tako kompliciran.

Manje tvrtke pišu učinkovite procese koji jednostavno obavljaju posao, a manja je potreba za autorom i SOP ID-om kada su napisani pomoću SOP softvera koji će to izraditi ručno. Isto vrijedi i za odjeljak s referencama, koji je sada učinjen s hipervezama. Ispod je jednostavan SOP koji je izradio Process Street:

Procesi rješavanja problema

U Manifestu kontrolne liste — knjizi o kojoj ne možemo prestati pričati oko — Atul Gawande govori o tome kako je implementirao sigurnosni proces u bolnici Johns Hopkins.

Činilo se jednostavno i nije bilo tako cool kao druge ideje koje su imali, poput robotske kirurgije. Ali u stvarnosti je to bio najučinkovitiji alat koji se mogao primijeniti, a bio je to samo list papira.

Anketirano nakon primjene kontrolne liste, 78% medicinskog osoblja u bolnici reklo je da su primijetili da kontrolna lista sprječava pogrešku. I, krajnji dokaz: 93% kirurga bi željelo da se kontrolni popis koristi na njima da su u operacijskoj sali na operaciji.

Ovo je proces:

Ovaj sljedeći primjer je opipljiviji, katastrofalan.

Ujutro najtoplijeg dana u godini - 17. srpnja 1865. - dva vlaka krcata većinom djecom sudarila su se u Whitemarsh Townshipu u Pennsylvaniji, pri čemu je poginulo oko 60, a više od 100 ozlijeđeno.

Slika Velika željeznička nesreća iz 1856. nepoznatog umjetnika

Uzrok? Wikipedia to ima navedeni kao 'ljudska greška'.

Vlakovi su vukli mnogo više vagona nego što su mogli podnijeti, što znači da su strojovođe morali povremeno stati kako bi povratili pritisak u motoru koji im je bio potreban za nastavak. Zbog ovakvog nepredviđenog ponašanja, vlak nije bio po redu vožnje i nije o tome obavijestio okolne stanice.

Vozač je mislio da može nadoknaditi izgubljeno vrijeme i držati se rasporeda, pa je upalio motor, krenuo alternativnom stazom i mislio da će se udaljiti od Aramingo , drugi vlak polazi iz Wissahickona otprilike u isto vrijeme.

Na slijepom zavoju, kotlovi dvaju vlakova udarili su se i izazvali eksploziju koja se čula na udaljenosti do 5 milja. Tri vagona najbliža kotlovima raznijela su se u krhotine, a ostali su se zapalili i iskočili iz tračnica.

kako dobiti excel na macu

Kao odgovor na ovu katastrofu, Željeznica Sjeverne Pensilvanije prilagodili svoje procese. Odlučili su da niti jedan vlak koji putuje u dva smjera neće dijeliti isti kolosijek, a telegramska komunikacija s obližnjim stanicama postala je obvezna.

Korištenje procesa u vašem poslovanju

U današnje vrijeme tvrtke (obično) ne čekaju da dođe do katastrofalnog kvara prije nego što razmisle o procesima. Ako formalno ne koristite procese, nikad nije prerano.

Nabavite besplatni Process Street račun i počnite stvarati procese, sistematizirati svoje poslovanje i dijeliti zadatke. Kao što smo vidjeli, procesi mogu povećati produktivnost za 24 000%.

Dobiti Potpuni vodič za upravljanje poslovnim procesima

Propušta li vaš tim rokove zbog neizvjesnih obaveza?

Treba li predugo novim zaposlenicima da se ukrcaju i obuče?

Tvrtke koje provode procese imaju 280% višu stopu uspješnosti na svojim projektima (95%) naspram onih koji to ne čine (25%).

Počnite smanjivati ​​troškove za manje od tjedan dana sistematiziranjem rada svog tima, uklanjanjem uskih grla i uklanjanjem izgubljenog vremena i truda.

Što je u knjizi?

• Što je proces? Nedosadan vodič za obične ljude
• Kako procesi štite vaše poslovanje od pada i paljenja
• Zašto normalizacija devijantnosti šteti vašoj tvrtki
• Što je upravljanje poslovnim procesima? Zaista jednostavan uvod
• Analiza poslovnih procesa (bez zijevanja)
• Zašto biste se trebali zamarati modeliranjem poslovnih procesa
• Kako se prebaciti na BPM softver kada koristite samo papir
• Reinženjering poslovnih procesa: Što učiniti ako vaše poslovanje propada
• Je li outsourcing poslovnih procesa relevantan za vašu malu tvrtku?