Pregled tijeka rada SharePoint
SharePoint tijek rada može pojednostaviti poslovne procese uz automatizaciju. Pomaže u praćenju postupaka, upravljanju resursima i prijenosu znanja. Dostupni su unaprijed izgrađeni tijek rada kao što su postupci odobravanja i upravljanje zahtjevima. Ali prilagodba tijeka rada uz Power Automate može pomoći organizacijama da iz toga izvuku još više.
Za izradu tijeka rada u SharePointu:
- Idite na web mjesto na koje želite dodati tijek rada.
- Idite na stranicu s postavkama web mjesta.
- Odaberite 'značajke web mjesta' iz izbornika 'radnje web mjesta'.
- Kliknite na 'Stvori tijek rada u SharePoint dizajneru'.
SharePoint Designer omogućuje vam vizualnu prilagodbu aspekata tijeka rada. Pripazite na uvjete koji pokreću tijek rada i dodijelite zadatke odgovornim pojedincima. Da biste maksimalno iskoristili automatizaciju, koristite predloške Power Automate za pojednostavljenje procesa.
Olakšajte tijek rada pomoću ovih savjeta za postavljanje sustava SharePoint!
Postavljanje tijeka rada u SharePointu
Da biste postavili tijek rada u SharePointu s definiranim ciljevima i identificiranim procesom i sudionicima, trebate slijediti prave korake. U ovom ćemo odjeljku ukratko raspravljati o pododjeljcima definiranja ciljeva za tijek rada, identificiranja procesa i sudionika, dizajniranja koraka i radnji tijeka rada i stvaranja predložaka tijeka rada. Ovi koraci pružit će sveobuhvatno rješenje za stvaranje tijeka rada u sustavu SharePoint.
Definiranje ciljeva za tijek rada
Kako bi se osigurao uspjeh u SharePoint , ciljevi moraju biti jasno definirani. Ciljevi bi trebali biti realni i usmjereni na potrebe organizacije. Rano uključite krajnje korisnike u definiranje KPI-ja ili drugih mjera uspjeha. Dodatno, Sigurnost i osiguranje mora se uzeti u obzir.
Stručni savjet: Pobrinite se da su svi dionici uključeni u postavljanje ciljeva kako biste dobili podršku i držali sve na pravom putu. Začinite tijek rada detektivskim radom SharePoint !
Identificiranje procesa i sudionika
Identificirajte proces i sudionike kako bi vaš tijek rada glatko tekao u SharePointu. Odredite potrebne korake i tko će biti dio svake faze. Dobra komunikacija sa svim uključenima poboljšat će proces, smanjiti pogreške i stvoriti odgovornost.
Ključni koraci da se to postigne:
- Dodijelite uloge i odgovornosti.
- Uključite dionike tako da svatko zna svoje zadatke i može doprinijeti.
- Postavite okvir za praćenje prekretnica i mjerenje napretka.
Redovito pregledavajte tijek rada. Validirajte proces i tražite prilike za poboljšanje. Recenzije nadzornika pokazuju transparentnost među zaposlenicima.
Za uspjeh:
- Identificirati procesa i sudionika
- Dodijelite uloge i odgovornosti
- Pratite prekretnice te uključiti dionike u kreiranje i reviziju procesa
Dobijte savršeni slijed radnji pomoću vodiča korak po korak.
Dizajniranje koraka i radnji tijeka rada
Prilikom dizajniranja tijeka rada, definirati cilj i odrediti željeni ishod . Zatim odredite pojedinačne zadatke i tko će za njih biti odgovoran. Navedite odobrenja, preglede i obavijesti u svakom koraku. Izgradite i testirajte tijek rada .
Imajte na umu da resurse, rokove i rizike sve utječe na dizajn. Pomogli smo klijentu s neučinkovitim ručnim procesima u njihovom računovodstvenom odjelu kreiranjem radnih procesa prilagođenih njihovim potrebama. Ovo je uštedjelo vrijeme i novac, uz povećanu točnost u svakoj fazi – što je rezultiralo uštedom tisuća dolara godišnje! Dakle, krenimo na organiziranje - vrijeme je da budete čarobnjak za tijek rada!
Stvaranje predložaka tijeka rada
Stvaranje predložaka tijeka rada mora znati svaki SharePoint administrator. Automatizira procese, štedi vrijeme i povećava učinkovitost. Evo što učiniti:
tipkovnica mi je zaključana i ne mogu ništa tipkati
- Idite na Radnje web mjesta> Postavke web mjesta> Predlošci web mjesta.
- Kliknite Stvori iz postojećeg predloška web-mjesta i odaberite Proces tijeka rada.
- Ispunite detalje kao što su naziv, opis i naziv grupe. Zatim kliknite OK.
- Prilagodite predložak dodavanjem uvjeta ili radnji.
- Objavite predložak i koristite ga na više web stranica.
Imajte na umu da stvaranje predloška tijeka rada zahtijeva tehničko razumijevanje SharePoint Designer ili Visual Studio . No, postoji mnogo online resursa s uputama korak po korak.
SharePoint također ima sjajnu značajku gdje korisnici mogu pratiti promjene dokumenata . Kada se nova verzija datoteke spremi u odobrenu biblioteku ili popis, a Obavijest o ažuriranju e-pošte predloška tijeka rada šalje se odabranim korisnicima.
U 2013. Microsoft je još lakše implementirao automatizirane procese Tijek rada za višekratnu upotrebu . To čini stvaranje predložaka tijeka rada skalabilnijim i smanjuje zadatke za administratore.
Pokretanje tijeka rada u SharePointu je kao pokretanje automatiziranih zadataka s dobro podmazanim strojem!
Pokretanje tijeka rada u SharePointu
Da biste pokrenuli tijek rada u SharePointu s pododjeljcima pokretanja, nadzora i praćenja napretka te rukovanja iznimkama i pogreškama, slijedite ove korake. Najprije pokrenite tijek rada pomoću opcija izbornika SharePoint. Nakon pokretanja, pratite napredak pomoću značajke nadzora i praćenja. Konačno, budite spremni nositi se sa svim iznimkama ili pogreškama koje se mogu pojaviti tijekom procesa.
Pokretanje tijeka rada
Pokretanje tijeka rada u SharePointu jednostavan je način za automatizaciju zamornih zadataka! Evo 5 jednostavnih koraka za početak:
- Otvorite web-mjesto SharePoint na kojem bi trebao biti pokrenut Workflow
- Idite na popis ili biblioteku koja sadrži dokumente na kojima treba raditi
- Kliknite 'Tijek rada' na izborniku vrpce, a zatim 'Dodaj tijek rada'
- Odaberite predložak, prilagodite ga i konfigurirajte kako bi odgovarao vašim potrebama
- Pregledajte postavke i kliknite 'Završi' kada završite
SharePoint se ističe svojom sposobnošću prilagodbe tijeka rada kako bi odgovarao jedinstvenim poslovnim zahtjevima! Osim toga, netehnički korisnici mogu jednostavno pokrenuti Workflows sa značajkama koje su jednostavne za korištenje.
Uvođenje tijekova rada u SharePoint ima revolucionirao način poslovanja poduzeća . Ova integracija ima osnažene organizacije da preuzmu kontrolu njihovih procesa, što dovodi do bolje produktivnosti i poboljšane dobiti. Automatizacija zadataka također oslobađa zaposlenike da se usredotoče na ključne poslovne funkcije, što rezultira boljim rezultatima. Ignoriranje napretka u tijeku rada je poput vožnje s povezom preko očiju – to je recept za katastrofu!
Nadgledanje i praćenje napretka tijeka rada
Neophodno je pažljivo pratiti tijek rada u SharePointu kako bi bili sigurni da sve teče glatko. Ne dopustite da zadaci ili rokovi izmaknu i uspore proces. Isprobajte ove savjete za nadzor i praćenje napretka tijeka rada:
- Primajte obavijesti e-poštom kada su zadaci zadani ili završeni.
- Pogledajte popis zadataka tijeka rada za dodijeljene zadatke i njihove statuse.
- Prilagodite prikaze na SharePointu da biste pratili zadatke pomoću filtara.
- Izradite nadzornu ploču s KPI-jevima, kao što je stopa završetka, stopa kašnjenja itd.
- Izvezite podatke s SharePoint popisa u CSV za daljnju analizu.
Štoviše, provjerite povijest tijeka rada kako biste shvatili kako svaki potez utječe na proces. Uz nadzor u stvarnom vremenu, možete brzo uočiti probleme ili prepreke. Imajte na umu ove savjete kada započnete novi tijek rada na SharePointu.
Zabilježeno je da Microsoft SharePoint koristi većina tvrtki u Americi . Problemi s tijekom rada mogu biti prepreka – ali možete ih prevladati pravilnim rukovanjem!
Rukovanje iznimkama i pogreškama tijeka rada
Kada se pojave iznimke i pogreške u tijeku rada, brze i strateške metode ključne su za učinkovitost procesa. Ovdje je a Vodič u 6 koraka za upravljanje njima :
- Pregledajte izvješća o statusu tijeka rada kako biste identificirali izvor problema.
- Pauzirajte tijek rada ako je potrebno napraviti potrebne promjene.
- Uredite tijek rada kako biste riješili probleme.
- Ponovo pokrenite izmijenjeni tijek rada da vidite radi li glatko.
- Provjerite novogenerirane zapisnike ako i dalje postoje problemi.
- Potražite pomoć od tima za IT podršku ako ništa drugo ne radi ili razmislite o vraćanju na prethodnu verziju tijeka rada.
Čak i nekoliko iznimaka ili pogrešaka može se nakupiti tijekom vremena i uzrokovati kašnjenja. Dakle, detaljno razumijevanje svakog problema ključno je za njihovo smanjenje.
Microsoftovi timovi suočili su se s problemima u svojim radnim procesima prije nekoliko godina. Identificirali su niti koje nisu u redu tijekom vremena kao izvor. Koristili su tehnike slične gore navedenima i riješili problem. Razumijevanjem ovih problema i brzim djelovanjem možemo uštedjeti vrijeme i osigurati veću točnost.
Jeste li spremni prilagoditi tijekove rada SharePointa? Obuci svoje energetsko odijelo i baci se na posao!
Prilagodba tijekova rada u SharePointu
Kako biste s lakoćom prilagodili tijekove rada u SharePointu, korištenje vizualnog dizajnera, proširenje tijekova rada pomoću SharePoint dizajnera i integracija tijekova rada s aplikacijama trećih strana rješenja su za vas. Ovi pododjeljci pomoći će vam u prilagodbi tijeka rada, dajući vam mogućnost da proširite tijekove rada i povežete ih s drugim aplikacijama za bolju učinkovitost bez ikakvih problema.
Korištenje Visual Designera za prilagodbe tijeka rada
Visual Designer u SharePointu omogućuje vam prilagodbu radnih procesa za automatizaciju poslovnih procesa. Nudi značajke povlačenja i ispuštanja za dodavanje radnji, uvjeta i petlji. Možete prilagoditi standardne tijekove rada ili u potpunosti izraditi vlastite.
Prilagodba omogućuje tvrtkama da zadovolje svoje jedinstvene potrebe. Možete izraditi prilagođeni obrazac za zadatak s InfoPath ili HTML obrasci , dajući veću kontrolu nad korisničkim unosom. Plus, obavijesti e-poštom može se postaviti za dovršetak procesa.
Microsoft također dopušta integraciju usluga trećih strana kao što su Dropbox ili CRM sustavi kao što je Salesforce kroz prilagođene akcije. SharePoint REST API pruža mogućnost dizajniranja prilagođenih radnji za dobivanje podataka iz vanjskih izvora.
Stručni savjet: Prilagodba radnih procesa ključna je za ispunjavanje vaših poslovnih potreba i poboljšanje produktivnosti automatizacijom ponavljajućih zadataka. Obavezno testirajte svoje tijekove rada tijekom razvojnih faza kako biste izbjegli pogreške u proizvodnom okruženju.
Stavite svoj ogrtač i otključajte supermoć SharePoint Designer ‚Äì to je vaš izbor za podizanje radnih procesa na višu razinu.
Proširenje tijeka rada s SharePoint Designerom
Prilagođavanje tijeka rada u SharePointu? Jednostavno s SharePoint Designer ! Ovaj alat proširuje unaprijed izgrađene tijekove rada i omogućuje vam stvaranje prilagođenih procesa koji odgovaraju vašem poslovanju. Da biste izmijenili postojeće tijekove rada, samo otvorite program i odaberite onaj koji želite promijeniti. Koristite vizualne alate za povlačenje i ispuštanje ili prikaz koda za dodavanje i uklanjanje faza. Također dodajte radnje poput e-pošte ili zadataka te uvjete koji zahtijevaju korisnički unos ili određene ishode.
Osim toga, uz SharePoint Designer možete napraviti prilagođene tijekove rada od nule. Uključuje predloške za uobičajene poslovne procese kao što su odobrenje dokumenata ili izvješća o troškovima. Prilagodite ove predloške kako bi odgovarali vašim poslovnim potrebama i oni će automatski generirati e-poštu i dodjeljivanje zadataka na temelju korisničkih unosa.
Stručni savjet: Za dodatne savjete i podršku u prilagodbi tijekova rada pogledajte online vodiče i zajednice posvećene SharePoint Designeru. Kome trebaju prijatelji kada možete samo integrirati svoje tijekove rada s aplikacijama trećih strana?!
Integracija radnih procesa s aplikacijama trećih strana
Osim standardnih konektora, postoje aplikacije koji pružaju besplatne ili plaćene 'tijekovi rada' proširiti i automatizirati proces. Na primjer, DocuSign konektor može se koristiti za automatsko usmjeravanje ugovora za potpisivanje između različitih ljudi, koristeći SharePointove biblioteke i popise.
Odabir aplikacija treće strane za integraciju? Stvari koje treba uzeti u obzir: skalabilnost, isplativost i jednostavnost korištenja. Radije jednu sa aktivan ekosustav i redovita ažuriranja .
uklonite prijelome odjeljaka
Dizajniranje i upravljanje tijekovima rada? To je kao pastirske mačke . Osim što su mačke zapravo kolege s različitim mišljenjima.
Najbolji primjeri iz prakse za dizajn i upravljanje tijekom rada
Kako biste osigurali fleksibilnost i skalabilnost, implementirajte sigurnost i dozvole te održavajte performanse i optimizaciju tijeka rada dok stvarate tijek rada u SharePointu. Ovo su neka važna razmatranja koja morate imati na umu dok dizajnirate tijekove rada i upravljate njima. U ovom ćemo odjeljku raspravljati o najboljim praksama za dizajn i upravljanje tijekom rada i ukratko istražiti prednosti svakog od ovih pododjeljaka.
Osiguravanje fleksibilnosti i skalabilnosti
Fleksibilnost i skalabilnost ključni su u dizajnu i upravljanju tijekom rada. Sustavi se moraju moći prilagoditi promjenama u opterećenju, procesima i tehnologiji. Modularni tijek rada rastavite složene zadatke na manje komponente kako biste ih lakše dodavali, uklanjali ili mijenjali. Automatizacija također je važno za skalabilnost. Rješenja temeljena na oblaku može pružiti računalne resurse na zahtjev. Kako biste optimizirali učinkovitost, pregledajte i nadzirite metriku izvedbe. Nad 40% poduzeća usvojit će RPA softver do 2023. – naglašavajući potrebu za automatizacijom u dizajnu tijeka rada. Zapamtite – najbolji sigurnosni sustav je toliko komplicirano da se ne možete sjetiti svoje lozinke!
Implementacija sigurnosti i dopuštenja
Sigurnost i dopuštenja ključni su za dobar dizajn i odvijanje radnih procesa. Za zaštitu informacija važno je postaviti sigurnosne mjere koje štite osjetljive podatke i zaustavljaju neovlašteni pristup. Evo 6 koraka koji će vam pomoći u ispravnoj implementaciji sigurnosti i dopuštenja:
- Lokacija osjetljivih podataka : Započnite pronalaženjem svih informacija koje trebaju zaštitu. To može uključivati financijske podatke ili podatke o korisnicima.
- Određivanje razina pristupa : Odlučite koje skupine korisnika trebaju potpunu kontrolu nad određenim vrstama podataka, a koje skupine zahtijevaju samo ograničeni pristup.
- Izrada dopuštenja na temelju uloga : Dodijelite uloge svakoj grupi korisnika, odlučujući što mogu raditi unutar sustava tijeka rada.
- Implementacija pravila za lozinke : Provjerite imaju li svi korisnici sigurne lozinke koje ispunjavaju zahtjeve, kao što su alfanumerički nizovi ili posebni znakovi.
- Izrada pravila za dijeljenje datoteka : Stvorite jasne smjernice za dijeljenje datoteka unutar vaše organizacije. Odlučite tko može dijeliti dokument i kako ograničiti dijeljenje datoteka na temelju regije, vremenske zone itd.
- Korištenje dnevnika aktivnosti : Pratite sve radnje tijeka rada koje poduzimaju korisnici putem zapisa ili revizija, tako da možete pregledati aktivnosti ako se čini da nešto nije u redu ili ako se dogodi nešto loše.
Također je bitno članovima tima pružiti obuku o najboljim sigurnosnim protokolima. Naučite ih kako uočiti potencijalne probleme kao što su phishing e-poruke, zlonamjerna preuzimanja, redovito mijenjanje lozinki itd.
Konačno – procesi odobravanja moraju biti dobro definirani. Važno je imati stroge smjernice vodstva jer odobrenja idu uzlaznom linijom - to sprječava nekoga s lošim namjerama da prekrši protokol zbog rupa u zakonu.
Slijedeći ove korake, tvrtke mogu zaštititi svoje osjetljive podatke i povećati odgovornost. Čak ni najbolji dizajn tijeka rada ne može nadomjestiti upravitelja koji vjeruje da je 'mikroupravljanje' sinonim za 'učinkovito vodstvo'.
Održavanje izvedbe i optimizacije tijeka rada.
Kako bi se zadržala izvedba i optimizacija, potrebno je redovito analizirati i poboljšavati procese . Definirati i pratiti Ključni pokazatelji uspješnosti (KPI) pronaći uska grla. Alati za automatizaciju i postupci standardizacije također mogu pomoći.
Bitna je komunikacija i suradnja između članova tima . Sesije obuke moraju se održati kako bi ljudi znali svoje uloge i sve nove promjene u tijeku rada. Povratne informacije kupaca ili klijenata trebale bi biti uključene u optimizaciju tijeka rada. Pomaže u prilagođavanju radnih procesa kako bi im bolje služili.
McKinsey & Company studija pokazuje da optimizacija radnih procesa može donijeti povećanje produktivnosti za 30% .
Često postavljana pitanja
P: Što je tijek rada u SharePointu?
O: Tijek rada u SharePointu niz je automatiziranih koraka koji pomažu pojednostaviti poslovne procese i zadatke. Obično uključuje premještanje dokumenata, zadataka ili stavki između korisnika ili grupa radi odobrenja, pregleda ili uređivanja.
P: Kako mogu stvoriti tijek rada u SharePointu?
O: Da biste stvorili tijek rada u SharePointu, prvo morate identificirati poslovni proces ili zadatak koji želite automatizirati. Zatim upotrijebite SharePoint Designer ili Microsoft Power Automate za stvaranje prilagođenog tijeka rada koji zadovoljava vaše potrebe.
P: Što je SharePoint Designer?
O: SharePoint Designer besplatan je Microsoftov alat koji vam omogućuje prilagodbu i stvaranje radnih tijekova unutar SharePointa. Nudi niz radnji i uvjeta koji vam omogućuju izgradnju složenih radnih procesa koji automatiziraju vaše poslovne procese i zadatke.
P: Što je Microsoft Power Automate?
O: Microsoft Power Automate je alat temeljen na oblaku koji vam omogućuje stvaranje automatiziranih tijekova rada između SharePointa i drugih aplikacija. Nudi niz predložaka i konektora koji pojednostavljuju proces stvaranja prilagođenih radnih procesa.
P: Kako mogu testirati svoj tijek rada SharePointa i otkloniti pogreške?
O: SharePoint Designer i Microsoft Power Automate nude alate za testiranje i otklanjanje pogrešaka koji vam omogućuju pokretanje i rješavanje problema u tijeku rada. Također možete koristiti SharePointovu ugrađenu značajku bilježenja kako biste pratili status svojih radnih procesa i identificirali probleme.
P: Postoje li najbolji primjeri iz prakse za stvaranje tijeka rada u SharePointu?
O: Da, postoji nekoliko najboljih praksi koje treba slijediti pri stvaranju tijeka rada u SharePointu, uključujući definiranje jasnih ciljeva, korištenje opisnih naziva za radnje tijeka rada, uključivanje rukovanja pogreškama i putova eskalacije, testiranje i usavršavanje tijeka rada te osiguravanje da su svi dionici obučeni o njegovoj upotrebi i dobrobitima.
