Ako se borite sa stvaranjem predloška dokumentacije procesa koji bi bio jednako učinkovit koliko i jednostavan za korištenje, ne tražite dalje!
U ovom postu provest ću vas kroz sve korake koji će vam trebati za dizajn predloška dokumentacije procesa.
Čak ću vam osigurati i najbolje alate za posao.
Jesi li spreman?
jezična promjena u riječi
Najbolji predlošci procesne dokumentacije
Ispod ćete pronaći 3 predloška dokumentacije procesa za početak:
Predložak dokumentacije procesa
Ovaj opći predložak pocess dokumentacije vrijedan je alat koji možete koristiti za stvaranje jasne i sažete dokumentacije vaših procesa.
Predložak pomaže identificirati granice procesa, korake i opseg, omogućujući vam da učinkovito definirate procese.
Uz pomoć vizualnih prikaza kao što su mape procesa i dijagrami toka, postaje lakše razumjeti slijed procesnih zadataka i ulaza i izlaza povezanih s njima.
Kontrolni popis dokumentacije za ljudske resurse
Ovaj radni tijek dokumentacije osigurava usklađenost i učinkovito upravljanje ključnim ljudskim procesima.
Nudi sveobuhvatan i sustavan pristup dokumentiranju i organiziranju bitnih HR dokumenata, olakšavajući HR stručnjacima pristup i održavanje potrebnih informacija.
Pomoću ovog predloška timovi za ljudske resurse mogu ocrtati i nadzirati ključne procese za ljudske resurse, kao što su zapošljavanje i uključivanje, procjene učinka zaposlenika, ažuriranja politika i vođenje evidencije.
Dokumentiranjem ovih procesa organizacije mogu osigurati dosljednost i transparentnost, smanjujući rizik od pogrešaka ili nadzora.
Kontrolni popis uključuje posebne odjeljke za svaki HR proces, pružajući strukturirani format za bilježenje važnih detalja.
Od korisnika traži da uključe ključne informacije poput datuma, odgovorne osobe i svih potrebnih privitaka ili popratnih dokumenata.
Uz ovu razinu detalja, stručnjaci za ljudske resurse mogu održavati točne i ažurne zapise, koji mogu biti ključni za usklađenost sa zakonima, revizije i cjelokupno upravljanje ljudskim resursima.
Kontrolni popis dokumentacije za upravljanje projektom
Ovaj predložak pruža opsežan popis ključnih dokumenata koje je potrebno izraditi i održavati tijekom životnog ciklusa projekta.
rub otvaranja internet explorera
Pomoću ovog popisa za provjeru voditelji projekta mogu osigurati da su svi potrebni projektni dokumenti evidentirani i pravilno organizirani.
Sadrži dijelove za pokretanje projekta, planiranje, izvršenje, praćenje i kontrolu te zatvaranje projekta. Svaki odjeljak sadrži podpopis specifičnih dokumenata koji se trebaju izraditi i njima upravljati tijekom te faze projekta.
Popis za provjeru također nudi opise i objašnjenja za svaki dokument, što olakšava voditeljima projekata da razumiju njihovu svrhu i važnost.
Ovo može biti osobito korisno za one koji su novi u upravljanju projektima ili za timove koji žele poboljšati svoje prakse dokumentiranja.
Što je predložak procesne dokumentacije?
Predložak dokumentacije procesa unaprijed je dizajniran vodič za izradu detaljnog dokumenta koji opisuje korake procesa uključene u određeni proces.
Predlošci dokumentacije procesa obično pružaju konzistentan format za bilježenje i predstavljanje informacija o procesu.
Mogu se koristiti za izradu raznih vrsta procesne dokumentacije, kao što su:
- Standardni operativni postupci (SOP)
- Upute za rad
- Mape procesa
- Dijagrami toka
- Kontrolne liste
Korištenje predloška dokumentacije procesa omogućit će vam da osigurate da važni detalji nisu zanemareni i da je dokument lako razumljiv cijelom timu.
Također može poboljšati učinkovitost i djelotvornost procesa pružanjem standardizirane metode za dokumentiranje, analizu i poboljšanje procesa.
Zašto vam je potreban predložak procesne dokumentacije?
Postoji nekoliko razloga zašto trebate a procesna dokumentacija predložak. Ukratko, oni će:
- Osigurajte dosljedan format za dokumentiranje procesa
- Olakšava vašem timu razumijevanje predstavljenih informacija
- Uštedite vrijeme i trud pružanjem strukture koja vam omogućuje da se usredotočite na proces
- Postanite izvrstan komunikacijski alat za prenošenje važnih informacija o procesima
- Može se koristiti za nove zaposlenike i za pružanje osvježene obuke postojećem osoblju
- Pomozite identificirati područja za poboljšanje u procesu
Drugim riječima, predložak dokumentacije procesa učinit će vam život lakšim, a posao strukturiranijim.
Primjeri predložaka procesne dokumentacije
Tamo su razne šablone dostupne vrste za izradu dokumenata poslovnih procesa. Možda ćete morati odabrati više njih za najbolje rezultate. Ali u konačnici, to će ovisiti o vašem poslovanju i njegovoj veličini.
Evo nekoliko primjera:
Predložak standardnog operativnog postupka (SOP).
Ovaj predložak naširoko koriste tvrtke za izradu procesnih dokumenata i poslovnih procesa.
Obično uključuje odjeljke za:
- Procesni ulazi
- Izlazi procesa
- Odgovornosti
- Postupci
- Reference
Predložak dijagrama toka
Dijagram toka je grafički prikaz procesa ili tijeka rada.
Prikazuje uključene korake, točke odlučivanja i protok informacija. Možete koristiti predložak dijagrama toka za stvaranje vizualnog prikaza procesa.
Predložak popisa za provjeru
Popis za provjeru jednostavan je alat koji se koristi kako bi se osiguralo da se u procesu slijede svi potrebni koraci.
Možete izraditi popis zadataka, koraka ili zahtjeva koje je potrebno izvršiti.
aktivacija ureda 2019
Predložak dijagrama staze za plivanje
Ova vrsta dijagrama toka prikazuje interakcije između različitih timova ili pojedinaca uključenih u proces.
Vizualizira primopredaje, odgovornosti i komunikacijske kanale između različitih dionika.
Predložak mapiranja procesa
Mapa procesa prikazuje tijek informacija i aktivnosti. Koristite ga za prepoznavanje područja poboljšanja, uskih grla i neučinkovitosti u procesu.
Koraci za izradu predloška dokumentacije poslovnog procesa
Budući da je svaka tvrtka jedinstvena i funkcionira na različite načine, ne postoji univerzalni način za izradu predloška procesne dokumentacije.
Korak 1: Odredite svrhu
Prvo odredite svrhu predloška.
Brainstorm sesije ovdje su korisne kako biste odredili koju vrstu procesnih dokumenata trebate izraditi i koje informacije trebate uključiti.
Na primjer, ako stvarate SOP predložak, možda ćete morati uključiti odjeljke za:
- Svrha
- Opseg
- Odgovornosti
- Postupci
Korak 2: Definirajte strukturu
Nakon što ste identificirali svrhu, definirajte strukturu predloška.
To može uključivati ocrtavanje različitih odjeljaka i pododjeljaka, određivanje redoslijeda kojim će se pojavljivati i odlučivanje o razini detalja potrebnoj za svaki odjeljak.
Korak 3: Dizajnirajte predložak
Zatim dizajnirajte predložak.
Možete koristiti Microsoft Word ili Google Docs ili specijalizirani alat za dokumentiranje procesa. Koristite fontove, boje i oblikovanje kako biste predložak učinili lakim za čitanje i vizualno privlačnim.
Korak 4: Uključite rezervirana mjesta
Uključite rezervirana mjesta za sve informacije koje će biti specifične za proces koji se dokumentira.
Na primjer, ako stvarate predložak SOP-a, možda ćete morati uključiti rezervirana mjesta za naziv procesa, odgovornu osobu i uključene korake.
Korak 5: Testirajte predložak
Nakon što je predložak dizajniran, testirajte ga kako biste bili sigurni da je funkcionalan i jednostavan za korištenje.
Razmislite o tome da netko tko nije upoznat s dokumentacijom procesa pregleda predložak i pruži povratnu informaciju.
Korak 6: Pregledajte predložak
Na temelju povratnih informacija koje dobijete, prema potrebi revidirajte predložak kako biste poboljšali njegovu upotrebljivost i učinkovitost.
Korak 7: Distribuirajte predložak
Na kraju, podijelite predložak onima koji će ga koristiti za dokumentiranje procesa. Omogućite obuku ili podršku prema potrebi kako biste osigurali ispravnu upotrebu predloška.
Softver za predloške dokumentacije procesa
Procesna ulica
Robusna i višenamjenska platforma, Process Street je softver za upravljanje procesima koji vam omogućuje stvaranje, praćenje i upravljanje procesima.
Ovaj alat temeljen na oblaku nudi širok raspon predložaka i značajki, uključujući popise za provjeru, tijekove rada i integracije s drugim softverom.
Microsoft Word
Poznati i voljeni Microsoft Word je softver za obradu teksta koji možete koristiti za izradu predložaka procesne dokumentacije.
MS Word vam nudi niz mogućnosti oblikovanja i dostupan je većini korisnika.
kako napraviti umlaut na tipkovnici
Google dokumenti
Ne podcjenjujte dobro-staro Google dokumenti !
Iako je besplatan, dolazi s nekoliko korisnih značajki, kao što je suradnja više korisnika u stvarnom vremenu.
Nudi mnoge iste značajke kao Microsoft Word i može mu se pristupiti s bilo kojeg uređaja s internetskom vezom.
Predlošci procesne dokumentacije su obavezni!
Do sada ste vjerojatno već dobro razumjeli predloške procesne dokumentacije i zašto su vam potrebni.
Ali da ponovimo, predložak procesne dokumentacije neophodan je za svako poslovanje. Djelovat će kao vodič za vaš tim i olakšati maksimalno povećanje učinkovitosti u cijeloj tvrtki.
Ne zaboravite mudro odabrati softver za upravljanje procesima!
